Das Ausschreibungs-Leistungsverzeichnis mit der Abrechnung vergleichen

Speichern Sie die Vertragsrechnung wie vergeben und die eingereichte Schlussrechnung datiert in den Projektunterlagen, mit dem jeweils beigefügten Begleitschreiben.

Warum: Eine Schlussrechnungsprüfung wird Monate später von jemandem gelesen, der nicht dabei war, und die erste Frage ist immer, welche zwei Dokumente verglichen wurden. Sie jetzt abzulegen dauert eine Minute und beseitigt einen Streit, für den es sonst auf keiner Seite Belege gibt.

Laden Sie jede Rechnung so, dass beide nebeneinander im Projekt liegen, und prüfen Sie, ob die Positionscodes bei beiden übernommen wurden. Hat eine Seite ihre Codes unterwegs verloren, beheben Sie das vor dem Vergleich, nicht danach.

Warum: Der Positionscode ist das, was eine Zeile auf beiden Seiten zur selben Zeile macht. Mit Codes liefert ein Bauunternehmer, der zwölf Positionen eingefügt und alles darunter umnummeriert hat, immer noch einen lesbaren Vergleich. Ohne sie fällt der Abgleich auf die Positionsnummer zurück, und der Bericht sagt Ihnen fast nichts.

Öffnen Sie den Vergleich auf der Vergaberechnung und wählen Sie die Schlussrechnung als Gegenseite. Jede Zeile kommt klassifiziert zurück als hinzugefügt, entfernt, Menge geändert, Preis geändert oder unverändert, mit alter und neuer Menge, Preis und Summe, und der auf die Projektwährung umgerechneten Differenz.

Warum: Das ist der Teil einer Schlussrechnungsprüfung, der die Tage frisst und kein Urteilsvermögen erzeugt. Ihn in einem Durchgang zu erledigen, lässt Ihre Aufmerksamkeit für die Zeilen übrig, die tatsächlich strittig sind, und erfasst die leisen - einen Preis, der sich bei einer sehr großen Menge um wenige Prozent verschoben hat -, die ein Auge, das einen Ausdruck liest, nicht sieht.

Arbeiten Sie die bewegten Zeilen mit dem daneben geöffneten Nachtragsregister durch und markieren Sie, welcher Anweisung jede Bewegung entspricht. Die übrig bleibende Liste - Bewegungen ohne Anweisung dahinter - ist Ihre Rückfrageliste.

Warum: Der Vergleich sagt Ihnen, was sich bewegt hat, und das Register sagt Ihnen, was angeordnet wurde; sie einander zuzuordnen ist Urteilsvermögen und bleibt bei Ihnen. Das zu tun, während die klassifizierte Liste vor Ihnen liegt, macht aus einer Schlussrechnungsprüfung einen kurzen, konkreten Fragenkatalog statt eines allgemeinen Einwands, den niemand beantworten kann.

Versenden Sie die Rückfrageliste als Schriftverkehr, Punkt für Punkt mit dem jeweils auf dem Spiel stehenden Betrag, und erfassen Sie die Antwort an der Rückfrage, nicht in irgendjemandes Posteingang.

Warum: Eine Abrechnung wird Zeile für Zeile vereinbart oder gar nicht vereinbart. Schriftlich gestellte Rückfragen werden beantwortet; in einer Besprechung gestellte Rückfragen werden von jeder Seite anders erinnert, und der Unterschied kommt im ungünstigsten Moment zutage, wenn die Endzahl unterschrieben wird.