Fatturare lo stato avanzamento mensile con ritenuta e dichiarazione

Misura o concorda le quantità completate dall'ultimo stato avanzamento e valorizzale ai prezzi contrattuali, così la richiesta è costruita sul lavoro fatto e non su una percentuale che sembrava giusta.

Perché: Una richiesta che il consulente può verificare riga per riga viene certificata, perché certificarla è difendibile. Una richiesta che arriva come un'unica percentuale del contratto apre una trattativa che strutturalmente perderai, perché chi è dall'altra parte deve giustificare ogni dollaro che certifica e tu non gli hai dato nulla con cui giustificarlo.

Emetti la richiesta di stato avanzamento in modo che porti il valore del lavoro completato a oggi, l'importo certificato in questo periodo, la ritenuta trattenuta al 10 per cento e l'importo dovuto, ciascuno come propria riga derivata da quella sopra.

Perché: L'assegno netto è l'ultimo numero, non il primo. Una richiesta che mostra solo il netto ha scartato le due cifre di cui avrai bisogno il giorno in cui la ritenuta diventa esigibile, e chi trattiene il tuo denaro non ha motivo di ricostruirtele.

Registra ogni ritenuta trattenuta e ogni svincolo rispetto al contratto, con la data e a fronte di cosa, così il denaro trattenuto si legge come un conto con un estratto conto invece che come una percentuale ricalcolata dal totale ogni mese.

Perché: Il denaro trattenuto è un registro contabile, non una percentuale. Il mese in cui avviene uno svincolo è il mese in cui una percentuale ricalcolata e un saldo reale smettono di coincidere, e lo scarto tra i due si allontana silenziosamente. Con lo svincolo annuale ora obbligatorio in Ontario su un termine di pubblicazione di 14 giorni, il saldo deve essere corretto prima dell'anniversario invece di essere ricostruito dopo.

Estrai il registro pagamenti di ogni subappaltatore e fornitore dietro questa richiesta: cosa gli è stato certificato, cosa è stato pagato e cosa è ancora trattenuto. Riconcilialo prima che la dichiarazione sia redatta, non dopo che è stata giurata.

Perché: La dichiarazione è un'attestazione giurata sui pagamenti alle persone a valle, e chi la firma è personalmente esposto se è sbagliata. Controllare un registro che già tieni richiede pochi minuti; assemblarne uno dalle matrici degli assegni nel pomeriggio in cui è dovuto lo stato avanzamento è il modo in cui si giura un numero sbagliato.

Stampa la richiesta, il prospetto della ritenuta e il registro pagamenti dei subappaltatori come un unico pacchetto, genera la dichiarazione statutaria da quel registro invece di ridigitarla, e falla giurare ed emettere insieme alla richiesta.

Perché: La dichiarazione è un requisito contrattuale piuttosto che un requisito di legge, motivo per cui chi paga ha diritto a trattenere lo stato avanzamento finché non arriva, e discuterne fa perdere un mese. Un pacchetto la cui dichiarazione giurata e il cui registro pagamenti mostrano visibilmente gli stessi numeri è un pacchetto che nessuno rimanda indietro per un controllo.