按月开具带保留金和声明书的进度款账单

测量或核实自上次进度款以来完成的工程量,并按合同单价计价,使申请建立在实际完成的工作上,而不是一个感觉差不多对的百分比上。

原因: 咨询方能够逐行核对的申请会被核准,因为核准它站得住脚。以合同总额一个百分比方式提交的申请,开启的是一场你在结构上注定会输的谈判,因为对方要为核准的每一块钱负责,而你没给他任何可以拿来负责的依据。

编制进度款申请,使其列出迄今完工工作的价值、本期核准金额、按10%扣留的保留金以及应付金额,每一项都单独成行,并由上一行推导得出。

原因: 净支票金额是最后一个数字,而不是第一个。只列净额的申请,丢掉了保留金到期那天你会需要的另外两个数字,而扣着你钱的一方没有理由替你重新算出来。

针对合同记录每一次扣留和每一次释放,注明日期和对应事项,使扣留的钱读起来像一份带对账单的往来账,而不是每月从总额里重新算出来的一个百分比。

原因: 扣留的钱是一本账,不是一个百分比。发生释放的那个月,正是重新计算的百分比和真实余额不再一致的那个月,两者之间的差距会悄悄溜走。既然安大略省现在强制要求按14天发布周期每年释放,余额就必须在周年日之前就是对的,而不是事后再去重建。

调出这份申请背后每个分包商和供应商的付款记录:核准了多少、已付了多少、还扣留着多少。在生成声明书之前核对清楚,而不是等宣誓之后再核对。

原因: 声明书是关于付给你下游人员款项的宣誓陈述,签字的人一旦出错要承担个人责任。核对一份你本来就在维护的记录只需几分钟;等到出具进度款的那天下午再靠支票存根拼凑一份,正是错误数字被拿去宣誓的原因。

把申请书、保留金对账单和分包商付款记录打印成一个整体,声明书直接从该记录生成而不是重新打一遍,并与申请书一起完成宣誓和出具。

原因: 声明书是合同要求,而不是法定要求,这正是付款方有权在它送到之前扣住进度款不放、也是纠结这一点会白白浪费一个月的原因。一份宣誓声明和付款记录数字明显一致的文件包,不会有人退回去核对。