Facturer la traite mensuelle avec retenue et déclaration

Mesurez ou convenez des quantités achevées depuis le dernier paiement et valorisez-les aux prix du marché, de sorte que la demande soit construite à partir des travaux réalisés plutôt que d'un pourcentage qui semblait à peu près juste.

Pourquoi: Une demande que le maître d'œuvre peut vérifier ligne par ligne est certifiée, parce que la certifier est défendable. Une demande qui arrive comme un simple pourcentage du marché ouvre une négociation que vous allez structurellement perdre, car la partie en face doit justifier chaque euro qu'elle certifie et vous ne lui avez rien donné pour le justifier.

Établissez la demande de situation de manière à porter la valeur des travaux réalisés à ce jour, le montant certifié cette période, la retenue prélevée à 10 % et le montant payable, chacun comme sa propre ligne dérivée de celle du dessus.

Pourquoi: Le chèque net est le dernier chiffre, pas le premier. Une demande qui ne montre que le net a écarté les deux chiffres dont vous aurez besoin le jour où la retenue devient exigible, et la partie qui détient votre argent n'a aucune raison de les reconstituer pour vous.

Consignez chaque retenue prélevée et chaque libération sur le marché, avec sa date et ce contre quoi elle a été faite, de sorte que l'argent retenu se lise comme un compte avec relevé plutôt que comme un pourcentage recalculé du total chaque mois.

Pourquoi: L'argent retenu est un grand livre, pas un pourcentage. Le mois où une libération survient est le mois où un pourcentage recalculé et un solde réel cessent de concorder, et l'écart entre les deux disparaît en silence. La libération annuelle étant désormais obligatoire en Ontario avec un délai de publication de 14 jours, le solde doit être exact avant l'anniversaire plutôt que reconstitué après.

Sortez le registre des paiements de chaque sous-traitant et fournisseur derrière cette demande : ce qui leur a été certifié, ce qui a été payé, et ce qui est encore retenu. Rapprochez-le avant que l'attestation ne soit rédigée, pas après qu'elle a été assermentée.

Pourquoi: L'attestation est une déclaration sous serment sur les paiements aux personnes en dessous de vous, et celui qui la signe est personnellement exposé si elle est fausse. Vérifier un registre que vous tenez déjà prend quelques minutes ; en assembler un à partir de talons de chèques l'après-midi où le paiement est dû, c'est ainsi qu'un chiffre faux finit assermenté.

Imprimez la demande, le relevé de retenue et le registre des paiements aux sous-traitants comme un seul dossier, tirez l'attestation légale de ce registre plutôt que de la ressaisir, et faites-la assermenter et émettre avec la demande.

Pourquoi: L'attestation est une exigence contractuelle et non une exigence de la loi, c'est pourquoi le payeur est en droit de retenir le paiement jusqu'à ce qu'elle arrive, et pourquoi en discuter fait perdre un mois. Un dossier dont l'attestation assermentée et le registre des paiements portent visiblement les mêmes chiffres est un dossier que personne ne renvoie pour vérification.