Vyfakturovat měsíční čerpání se zádržným a čestným prohlášením

Změřte nebo odsouhlaste množství dokončená od poslední žádosti o platbu a oceňte je podle smluvních cen, aby byla žádost postavena na skutečně provedené práci, ne na procentu, které se zdálo přibližně správné.

Proč: Žádost, kterou konzultant může zkontrolovat řádek po řádku, se certifikuje, protože certifikovat ji lze obhájit. Žádost, která přijde jako jedno procento ze smlouvy, otevírá vyjednávání, které strukturálně prohrajete, protože člověk na druhé straně musí obhájit každý dolar, který certifikuje, a vy jste mu nedali nic, čím by to obhájil.

Sestavte žádost o platbu tak, aby obsahovala hodnotu dosud dokončené práce, částku certifikovanou za toto období, zádržné sražené ve výši 10 procent a splatnou částku, každou jako samostatný řádek odvozený z řádku nad ním.

Proč: Čistý šek je poslední číslo, ne první. Žádost, která ukazuje jen čistou částku, zahodila dvě čísla, která budete potřebovat v den, kdy bude zádržné splatné, a strana, která drží vaše peníze, nemá důvod je za vás rekonstruovat.

Zaznamenávejte každé zadržené zádržné a každé uvolnění vůči smlouvě, s datem a k čemu se vztahuje, aby zadržené peníze působily jako účet s výpisem, ne jako procento přepočítávané z celkové částky každý měsíc.

Proč: Zadržené peníze jsou účetní kniha, ne procento. Měsíc, kdy dojde k uvolnění, je měsíc, kdy přepočítané procento a skutečný zůstatek přestanou souhlasit, a rozdíl mezi nimi tiše mizí. Když je nyní roční uvolnění v Ontariu povinné podle 14denního zveřejňovacího harmonogramu, zůstatek musí být správný před výročím, ne rekonstruovaný až po něm.

Vytáhněte záznam plateb pro každého subdodavatele a dodavatele stojícího za touto žádostí: co jim bylo certifikováno, co bylo zaplaceno a co je stále zadrženo. Sesouhlaste to před sestavením prohlášení, ne až po jeho odpřísáhnutí.

Proč: Prohlášení je čestné prohlášení o platbách lidem pod vámi a ten, kdo ho podepisuje, je osobně vystaven riziku, pokud je nesprávné. Kontrola záznamu, který už vedete, trvá minuty; sestavování ho z útržků šeků odpoledne, kdy je žádost splatná, je způsob, jak se pod přísahou potvrdí špatné číslo.

Vytiskněte žádost, výkaz zádržného a záznam plateb subdodavatelům jako jeden balíček, sestavte zákonné prohlášení z tohoto záznamu místo jeho přepisování a nechte ho odpřísáhnout a vydat spolu se žádostí.

Proč: Prohlášení je smluvní požadavek, ne požadavek zákona, a proto má plátce právo pozdržet žádost, dokud nedorazí, a proto se spor o něj vleče celý měsíc. Balíček, ve kterém čestné prohlášení a záznam plateb viditelně vykazují stejná čísla, je balíček, který nikdo neposílá zpět ke kontrole.