Faturar o auto mensal com retenção e declaração

Meça ou acorde as quantidades concluídas desde o último pagamento e valorize-as com os preços do contrato, de modo que a reclamação seja construída a partir do trabalho feito e não de uma percentagem que parecia aproximadamente certa.

Por quê: Uma reclamação que o técnico consegue conferir linha a linha é certificada, porque certificá-la é defensável. Uma reclamação que chega como uma única percentagem do contrato abre uma negociação que vai perder estruturalmente, porque quem está do outro lado tem de justificar cada dólar que certifica e você não lhe deu nada com que o justificar.

Elabore a reclamação de progresso de modo a levar o valor do trabalho concluído até à data, o montante certificado neste período, a retenção feita a 10 por cento e o montante a pagar, cada um como a sua própria linha derivada da de cima.

Por quê: O cheque líquido é o último número, não o primeiro. Uma reclamação que mostra só o líquido descartou os dois números de que vai precisar no dia em que a retenção vencer, e a parte que retém o seu dinheiro não tem motivo para os reconstruir por si.

Registe cada retenção feita e cada libertação contra o contrato, com a sua data e contra o que foi feita, de modo que o dinheiro retido se leia como uma conta com extrato em vez de uma percentagem recalculada do total todos os meses.

Por quê: O dinheiro retido é um livro de contas, não uma percentagem. O mês em que ocorre uma libertação é o mês em que uma percentagem recalculada e um saldo real deixam de coincidir, e a diferença entre os dois desaparece em silêncio. Com a libertação anual agora obrigatória no Ontário com um prazo de publicação de 14 dias, o saldo tem de estar certo antes do aniversário em vez de ser reconstruído depois.

Retire o registo de pagamentos de cada subempreiteiro e fornecedor por trás desta reclamação: o que lhes foi certificado, o que foi pago, e o que ainda está retido. Reconcilie-o antes de a declaração ser redigida, não depois de ser jurada.

Por quê: A declaração é uma afirmação sob juramento sobre pagamentos às pessoas abaixo de si, e quem a assina fica pessoalmente exposto se estiver errada. Verificar um registo que já mantém demora minutos; montar um a partir de talões de cheque na tarde em que o pagamento é devido é como se acaba por jurar um número errado.

Imprima a reclamação, o extrato de retenção e o registo de pagamentos a subempreiteiros como um único pacote, tire a declaração legal a partir desse registo em vez de a reescrever, e faça-a jurar e emitir junto com a reclamação.

Por quê: A declaração é uma exigência do contrato e não da lei, por isso quem paga tem o direito de reter o pagamento até ela chegar, e por isso discuti-la desperdiça um mês. Um pacote cuja declaração jurada e registo de pagamentos mostram visivelmente os mesmos números é um pacote que ninguém devolve para revisão.