Выставить счёт за месячный транш с удержанием и декларацией

Обмерьте или согласуйте объёмы, выполненные с прошлого транша, и оцените их по договорным расценкам, чтобы заявка строилась на выполненных работах, а не на проценте, который показался примерно верным.

Зачем: Заявку, которую консультант может проверить построчно, подтверждают, потому что её подтверждение можно обосновать. Заявка, приходящая как единый процент от договора, открывает переговоры, которые вы структурно проиграете, потому что человеку на другой стороне нужно обосновать каждый доллар, который он подтверждает, а вы не дали ему для этого ничего.

Оформите заявку на оплату так, чтобы в ней была видна стоимость выполненных на сегодня работ, сумма, подтверждённая за этот период, удержание в размере 10 процентов и сумма к оплате, каждая отдельной строкой, выведенной из предыдущей.

Зачем: Чистый чек - это последняя цифра, а не первая. Заявка, показывающая только чистую сумму, отбросила две цифры, которые понадобятся вам в день, когда наступит срок освобождения удержания, а сторона, держащая ваши деньги, не станет восстанавливать их для вас.

Записывайте каждое удержание и каждое освобождение по договору, с датой и тем, к чему они относятся, чтобы удержанные деньги читались как счёт с выпиской, а не как процент, каждый месяц пересчитываемый от итога.

Зачем: Удержанные деньги - это регистр, а не процент. Месяц, в котором происходит освобождение, - это месяц, когда пересчитанный процент и реальный баланс перестают совпадать, и разница между ними уходит незаметно. Теперь, когда ежегодное освобождение в Онтарио обязательно на графике с публикацией за 14 дней, баланс должен быть верным до годовщины, а не восстановлен после неё.

Выгрузите реестр платежей по каждому субподрядчику и поставщику за этой заявкой: что им подтверждено, что оплачено и что всё ещё удержано. Сверьте его до того, как формируется декларация, а не после того, как она подписана под присягой.

Зачем: Декларация - это заявление под присягой о платежах людям, стоящим ниже вас в цепочке, и подписавший её лично отвечает, если она неверна. Проверить реестр, который вы и так ведёте, - дело нескольких минут; собирать его по корешкам чеков в день, когда транш уже должен уйти, - вот как под присягой подтверждают неверную цифру.

Распечатайте заявку, ведомость удержания и реестр платежей субподрядчикам единым пакетом, сформируйте декларацию из этого реестра вместо того, чтобы набирать её заново, и подпишите её под присягой одновременно с заявкой.

Зачем: Декларация - это требование договора, а не требование закона, и именно поэтому плательщик вправе придержать транш, пока она не поступит, а спорить об этом - терять месяц. Пакет, в котором присягнутое заявление и реестр платежей наглядно показывают одни и те же цифры, - это пакет, который никто не отправит обратно на проверку.