Fakturera den månatliga avbetalningen med innehållande och en försäkran

Mät eller kom överens om mängderna som slutförts sedan den senaste betalningsansökan och prissätt dem mot kontraktets à-priser, så att ansökan byggs på utfört arbete snarare än på en procentsats som kändes ungefär rätt.

Varför: En ansökan som konsulten kan kontrollera rad för rad blir certifierad, eftersom certifieringen går att försvara. En ansökan som kommer som en enda procentsats av kontraktet öppnar en förhandling ni strukturellt kommer att förlora, eftersom personen på andra sidan måste motivera varje dollar de certifierar, och ni har inte gett dem något att motivera det med.

Ställ upp betalningsansökan så att den innehåller värdet av arbete slutfört hittills, beloppet certifierat denna period, innehållandet på 10 procent och det betalbara beloppet, var och en som en egen rad härledd från raden ovanför.

Varför: Nettochecken är den sista siffran, inte den första. En ansökan som bara visar nettot har kastat bort de två talen ni kommer att behöva den dag innehållandet förfaller, och parten som håller era pengar har ingen anledning att återskapa dem åt er.

Registrera varje innehållande och varje frisläppande mot kontraktet, med datum och vad det avsåg, så att de innehållna pengarna läses som ett konto med en kontoutdrag snarare än en procentsats som räknas om från totalen varje månad.

Varför: Innehållna pengar är en huvudbok, inte en procentsats. Månaden ett frisläppande sker är månaden en omräknad procentsats och ett verkligt saldo slutar stämma överens, och glappet mellan dem försvinner i tysthet. Med årligt frisläppande nu obligatoriskt i Ontario enligt en 14-dagars publiceringsklocka måste saldot vara rätt före årsdagen snarare än rekonstrueras efter den.

Hämta betalningsregistret för varje underentreprenör och leverantör bakom denna ansökan: vad som certifierats till dem, vad som betalats och vad som fortfarande hålls inne. Stäm av det innan deklarationen upprättas, inte efter att den har intygats.

Varför: Deklarationen är ett edsvuret uttalande om betalningar till dem under er, och den som undertecknar den är personligen exponerad om den är fel. Att kontrollera ett register ni redan för tar minuter; att sätta ihop ett från checkstubbar samma eftermiddag som ansökan förfaller är hur ett felaktigt tal blir edsvuret.

Skriv ut ansökan, innehållanderedogörelsen och underentreprenörernas betalningsregister som ett paket, upprätta den lagstadgade deklarationen från det registret i stället för att skriva av den, och låt den intygas och utfärdas tillsammans med ansökan.

Varför: Deklarationen är ett kontraktskrav snarare än ett lagkrav, vilket är varför betalaren har rätt att sitta på ansökan tills den kommer in och varför att tvista om det slösar bort en månad. Ett paket vars edsvurna uttalande och betalningsregister synligt visar samma siffror är ett paket som ingen skickar tillbaka för kontroll.