Zafakturuj miesięczną transzę z zatrzymaniem i oświadczeniem

Zmierz lub uzgodnij ilości wykonane od ostatniego rozliczenia i wyceń je według stawek umownych, tak by wniosek był zbudowany z wykonanych robót, a nie z procentu, który wydawał się mniej więcej właściwy.

Dlaczego: Wniosek, który konsultant może sprawdzić pozycja po pozycji, zostaje certyfikowany, bo certyfikowanie go da się obronić. Wniosek, który przychodzi jako jeden procent umowy, otwiera negocjacje, które strukturalnie przegrasz, bo druga strona musi uzasadnić każdego dolara, który certyfikuje, a ty nie dałeś jej niczym się uzasadnić.

Wystaw wniosek o płatność okresową tak, by niósł wartość robót wykonanych do tej pory, kwotę certyfikowaną w tym okresie, zatrzymanie pobrane w wysokości 10 procent i kwotę należną, każdą jako osobną pozycję wyprowadzoną z poprzedniej.

Dlaczego: Czek netto jest ostatnią liczbą, nie pierwszą. Wniosek pokazujący tylko kwotę netto odrzucił dwie liczby, których będziesz potrzebować w dniu, gdy zatrzymanie stanie się wymagalne, a strona trzymająca twoje pieniądze nie ma powodu, by je dla ciebie odtworzyć.

Zapisuj każde pobrane zatrzymanie i każde zwolnienie wobec umowy, z datą i tym, czego dotyczyło, tak by zatrzymane pieniądze czytały się jak rachunek z wyciągiem, a nie jak procent przeliczany co miesiąc od sumy.

Dlaczego: Zatrzymane pieniądze to rejestr, nie procent. Miesiąc, w którym następuje zwolnienie, jest miesiącem, w którym przeliczony procent i rzeczywiste saldo przestają się zgadzać, a różnica między nimi znika po cichu. Skoro coroczne zwolnienie jest teraz obowiązkowe w Ontario w oparciu o 14-dniowy zegar publikacji, saldo musi być poprawne przed rocznicą, a nie odtwarzane po niej.

Wyciągnij rejestr płatności każdego podwykonawcy i dostawcy stojącego za tym wnioskiem: co im certyfikowano, co zapłacono i co wciąż zatrzymano. Uzgodnij go przed sporządzeniem oświadczenia, nie po jego złożeniu pod przysięgą.

Dlaczego: Oświadczenie to zaprzysiężone stwierdzenie o płatnościach dla osób poniżej ciebie w łańcuchu, a kto je podpisuje, ponosi osobistą odpowiedzialność, jeśli jest błędne. Sprawdzenie rejestru, który już prowadzisz, zajmuje minuty; składanie go z odcinków czeków po południu, gdy wniosek jest wymagany, to sposób, w jaki pod przysięgą składa się błędną liczbę.

Wydrukuj wniosek, zestawienie zatrzymania i rejestr płatności podwykonawców jako jeden pakiet, wygeneruj ustawowe oświadczenie z tego rejestru zamiast przepisywać je od nowa, i doprowadź do jego zaprzysiężenia i wydania razem z wnioskiem.

Dlaczego: Oświadczenie jest wymogiem umownym, a nie wymogiem ustawy, dlatego płatnik ma prawo wstrzymać rozliczenie, aż ono dotrze, i dlatego spieranie się o nie marnuje miesiąc. Pakiet, w którym zaprzysiężone oświadczenie i rejestr płatności widocznie pokazują te same liczby, to pakiet, którego nikt nie odsyła do sprawdzenia.