Facturar el certificado mensual con retención y declaración

Mida o pacte las cantidades terminadas desde la última certificación y valórelas con los precios del contrato, de modo que la reclamación se construya a partir del trabajo hecho y no de un porcentaje que parecía aproximadamente correcto.

Por que: Una reclamación que el técnico puede comprobar línea por línea se certifica, porque certificarla es defendible. Una reclamación que llega como un único porcentaje del contrato abre una negociación que va a perder estructuralmente, porque quien está al otro lado tiene que justificar cada dólar que certifica y usted no le ha dado nada con qué justificarlo.

Levante la certificación de avance de modo que lleve el valor del trabajo hecho hasta la fecha, el importe certificado este periodo, la retención practicada al 10 por ciento y el importe a pagar, cada uno como su propia línea derivada de la de arriba.

Por que: El cheque neto es la última cifra, no la primera. Una certificación que solo muestra el neto ha descartado las dos cifras que va a necesitar el día en que venza la retención, y la parte que retiene su dinero no tiene motivo para reconstruírselas.

Registre cada retención practicada y cada liberación contra el contrato, con su fecha y contra qué se hizo, de modo que el dinero retenido se lea como una cuenta con extracto en vez de como un porcentaje recalculado del total cada mes.

Por que: El dinero retenido es un libro de cuentas, no un porcentaje. El mes en que ocurre una liberación es el mes en que un porcentaje recalculado y un saldo real dejan de coincidir, y la diferencia entre ambos se pierde en silencio. Con la liberación anual ahora obligatoria en Ontario con un plazo de publicación de 14 días, el saldo tiene que estar correcto antes del aniversario en vez de reconstruirse después.

Extraiga el registro de pagos de cada subcontratista y proveedor detrás de esta reclamación: qué se les certificó, qué se les ha pagado, y qué se retiene todavía. Concíliela antes de redactar la declaración, no después de jurarla.

Por que: La declaración es una afirmación jurada sobre los pagos a quienes están por debajo de usted, y quien la firma queda personalmente expuesto si es incorrecta. Comprobar un registro que ya lleva toma minutos; montar uno a partir de resguardos de cheques la tarde en que vence la certificación es como se acaba jurando una cifra equivocada.

Imprima la reclamación, el extracto de retención y el registro de pagos a subcontratistas como un solo paquete, redacte la declaración jurada a partir de ese registro en vez de reteclearla, y hágala jurar y emitir junto con la reclamación.

Por que: La declaración es un requisito del contrato y no de la ley, por lo que quien paga tiene derecho a retener la certificación hasta que llegue, y por lo que discutirlo desperdicia un mes. Un paquete cuya declaración jurada y registro de pagos muestran visiblemente las mismas cifras es un paquete que nadie devuelve para revisión.