Cerrar la obra y entregar el libro del edificio

Envíe el certificado final de obra para la firma de los dos miembros de la dirección facultativa, quien dirigió las obras y quien dirigió su ejecución. Conserve el registro de quién firmó y cuándo.

Por que: Nada de lo que viene después puede empezar sin él: ni la recepción, ni la licencia de primera ocupación, ni la liberación de la retención. Es también el punto en el que un punto pendiente todavía se resuelve deprisa, porque todos quieren la misma firma.

Recorra la lista de cierre hasta el punto en que el conjunto esté genuinamente completo, y registre después el acta de recepción con su fecha y cualquier reserva expuesta punto por punto, junto con el plazo para subsanarlas.

Por que: Una recepción tomada con una reserva vaga sobre los acabados es una recepción en la que todo desacuerdo posterior gira sobre lo que se quiso decir. Escrita punto por punto, la reserva nombra lo pendiente y el resto del edificio queda recibido, que es lo que ambas partes realmente quieren.

Introduzca a mano los plazos de garantía contra la fecha de recepción: doce meses para los defectos de los acabados, treinta y seis para los que afectan a la habitabilidad, ciento veinte para los que afectan a la estructura. El registro no incorpora un régimen español, así que deje el régimen sin fijar y deje que el plazo que introdujo quede tal como lo introdujo.

Por que: Los tres plazos son la razón por la que un defecto notificado en el año cuatro es una conversación distinta del mismo defecto en el año dos, y nadie lo reconstruye de memoria. Introducidos como fechas, el registro lo responde; dejados para resolverlos después, se convierten en una discusión entre personas que cada una recuerda una regla distinta.

Reúna lo que el libro tiene que llevar: el proyecto tal como se construyó, el acta de recepción, la lista de los intervinientes con sus datos, los certificados y garantías, y las instrucciones de uso y mantenimiento. Archívelo como un conjunto indexado en vez de una carpeta que alguien tenga que interpretar.

Por que: El libro lo leen personas que no estuvieron allí, años después, normalmente porque algo ha fallado. Un índice que dice qué contiene es lo que lo convierte en un documento en vez de un archivo, y la lista de intervinientes es lo que dice a la comunidad a quién escribir mientras el plazo de diez años todavía tiene recorrido.

Cargue las instalaciones y equipos en el registro de activos con su ubicación, su fecha de fin de garantía y el mantenimiento que exigen las instrucciones, de modo que el apartado de uso y mantenimiento del libro se convierta en una lista de cosas pendientes en vez de en un capítulo.

Por que: Una garantía se pierde con mucha más frecuencia por un mantenimiento que nadie hizo que por un defecto que nadie notificó. El registro es lo que hace visible la diferencia en el primer año, mientras los plazos todavía tienen la mayor parte de su tiempo por delante y el contratista todavía responde al teléfono.