Bytte betaling mot kravavkall, og få tilbakeholdelsen tilbake

Merk på hver underentrepriseavtale om et signert kravavkall kreves før betalingen frigis. Kravet reiser da med firmaet, i stedet for å leve i hukommelsen til én person.

Hvorfor: Å jage kravavkall etter at pengene allerede er sendt, er å be om en signatur fra noen som ikke lenger trenger noe fra deg. Satt som betingelse for betaling, besvarer den samme forespørselen seg selv, fordi parten som vil ha sjekken, er parten som må signere.

Last opp hvert signerte kravavkall mot firmaet som ga det, og perioden det dekker, slik at dokumentet blir liggende sammen med betalingen det hører til, i stedet for i en innboks. Det som fortsatt mangler, er en liste, ikke en erindring.

Hvorfor: Eksponeringen på et prosjekt rammer alle som har levert arbeid eller materiale, ikke bare firmaene du har kontrakt med. Et kravavkall du ikke kan fremvise på forespørsel, er i praksis et kravavkall du ikke har, og øyeblikket du trenger det, er nettopp øyeblikket noen lenger nede i kjeden sier de aldri ble betalt.

Registrer kravavkallet mot betalingsanmodningen det frigir, og velg langs de to aksene som betyr noe: betinget eller ubetinget, delvis eller endelig. Kravavkall hoper seg opp som historikk i stedet for å overskrive hverandre, slik at hver periode beholder sin egen frigivelse.

Hvorfor: De to aksene er hele poenget. Betinget betyr at frigivelsen trer i kraft når pengene faktisk kommer fram; ubetinget betyr at de allerede har kommet, og å signere et ubetinget før midlene er godskrevet, gir bort løftestangen for en betaling som ennå kan mislykkes. Delvis dekker perioden, endelig avslutter prosjektet. Å velge riktig par er forskjellen mellom en frigivelse og en gave.

Fastsett i selve kontrakten hendelsen som frigir tilbakeholdelsen, og frigi den når hendelsen inntreffer. Prosentandelen som holdes tilbake, og hendelsen som frigir den, er kontraktsvilkår og registreres derfor én gang sammen med kontrakten, i stedet for å bli forhandlet på nytt til slutt ut fra hukommelsen.

Hvorfor: Tilbakeholdelsen er entreprenørens egne penger, holdt tilbake en stund og deretter stille glemt av alle den ikke tilkommer. Bundet til en navngitt hendelse blir den forfalt på en dato noen kan peke på; overlatt til det uformelle blir den den siste uavklarte posten på et prosjekt ingen vil gjenåpne, og det er som regel det største beløpet som fortsatt utestår ved avslutningen av et prosjekt.

Avstem betalingene mot kravavkallene som er registrert for dem, slik at svaret på hva som er betalt og hva som faktisk er frigitt, er ett samlet bilde i stedet for to lister noen sammenligner for hånd.

Hvorfor: En betaling uten den tilhørende frigivelsen er ikke en avsluttet transaksjon, det er en åpen eksponering som ser avsluttet ut i regnskapet. Gapet mellom de to listene er akkurat det en långiver, en kausjonist eller et titselskap vil be deg legge fram, som regel nettopp når prosjektet ellers er ferdig.