Menukar pembayaran dengan lien waiver, dan mendapatkan kembali retensi

Tandai pada setiap perjanjian subkontrak apakah lien waiver bertanda tangan diperlukan sebelum pembayaran dibebaskan. Persyaratan itu kemudian menyertai perusahaan, bukan hidup dalam ingatan satu orang.

Mengapa: Mengejar lien waiver setelah uang sudah keluar sama dengan meminta tanda tangan dari orang yang sudah tidak butuh apa-apa lagi dari Anda. Dijadikan syarat pembayaran, permintaan yang sama menjawab dirinya sendiri, karena pihak yang menginginkan cek adalah pihak yang harus menandatangani.

Unggah setiap lien waiver bertanda tangan terhadap perusahaan yang memberikannya dan periode yang dicakupnya, agar dokumen tersimpan bersama pembayaran yang menjadi haknya, bukan di kotak masuk. Yang masih kurang adalah daftar, bukan ingatan.

Mengapa: Risiko di proyek menyentuh siapa pun yang memasok tenaga kerja atau material, bukan hanya perusahaan yang punya kontrak dengan Anda. Lien waiver yang tidak bisa Anda tunjukkan saat diminta, pada praktiknya adalah lien waiver yang tidak Anda miliki, dan saat Anda membutuhkannya adalah justru saat seseorang lebih jauh di rantai mengaku belum pernah dibayar.

Catat lien waiver terhadap permohonan pembayaran yang dibebaskannya, dengan memilih pada dua sumbu yang penting: bersyarat atau tanpa syarat, sebagian atau final. Lien waiver menumpuk sebagai riwayat, bukan saling menimpa, sehingga setiap periode menyimpan pembebasannya sendiri.

Mengapa: Dua sumbu itulah intinya. Bersyarat berarti pembebasan berlaku saat uang benar-benar tiba; tanpa syarat berarti uang sudah tiba, dan menandatangani yang tanpa syarat sebelum dana masuk melepaskan daya tawar atas pembayaran yang masih bisa gagal. Sebagian mencakup periode, final menutup proyek. Memilih pasangan yang tepat adalah beda antara pembebasan dan hadiah cuma-cuma.

Tetapkan dalam kontrak itu sendiri peristiwa yang membebaskan retensi, lalu bebaskan saat peristiwa itu terjadi. Persentase yang ditahan dan peristiwa yang membebaskannya adalah ketentuan kontrak, jadi dicatat sekali bersama kontrak, bukan dinegosiasikan ulang di akhir dari ingatan.

Mengapa: Retensi adalah uang milik kontraktor sendiri, ditahan untuk sementara lalu diam-diam dilupakan oleh semua orang yang tidak berhak atasnya. Diikat pada peristiwa yang disebutkan namanya, retensi jatuh tempo pada tanggal yang bisa ditunjuk seseorang; dibiarkan informal, retensi menjadi baris terakhir yang belum terselesaikan di proyek yang tidak ada yang mau membukanya kembali, dan biasanya menjadi jumlah terbesar yang masih belum terbayar saat proyek ditutup.

Rekonsiliasi pembayaran dengan lien waiver yang tercatat untuknya, sehingga jawaban atas apa yang sudah dibayar dan apa yang benar-benar dibebaskan menjadi satu tampilan, bukan dua daftar yang dibandingkan seseorang secara manual.

Mengapa: Pembayaran tanpa pembebasan yang sesuai bukanlah transaksi yang selesai, melainkan risiko terbuka yang di pembukuan terlihat selesai. Celah antara dua daftar itu justru yang akan diminta pemberi pinjaman, penjamin, atau perusahaan asuransi hak milik untuk Anda tunjukkan, biasanya tepat ketika proyek sebenarnya sudah selesai.