Đổi thanh toán lấy giấy miễn quyền cầm giữ, và lấy lại tiền giữ lại

Đánh dấu trên mỗi hợp đồng thầu phụ xem có cần giấy miễn quyền đã ký trước khi giải ngân hay không. Yêu cầu này khi đó đi theo công ty, thay vì chỉ nằm trong trí nhớ của một người.

Tại sao: Đòi giấy miễn quyền sau khi tiền đã ra đi là đòi chữ ký từ người không còn cần gì ở bạn nữa. Khi được đặt làm điều kiện thanh toán, chính yêu cầu đó tự trả lời cho nó, vì bên muốn nhận séc chính là bên phải ký.

Tải lên mỗi giấy miễn quyền đã ký ứng với công ty đã cấp nó và giai đoạn mà nó bao phủ, để tài liệu nằm cùng với khoản thanh toán mà nó thuộc về, thay vì nằm trong hộp thư đến. Điều còn thiếu là một danh sách, không phải một ký ức.

Tại sao: Rủi ro trên công trình liên quan đến mọi người đã cung cấp nhân công hoặc vật liệu, không chỉ những công ty bạn có hợp đồng. Một giấy miễn quyền mà bạn không thể xuất trình khi được yêu cầu, trên thực tế là một giấy miễn quyền bạn không có, và thời điểm bạn cần nó chính là thời điểm ai đó ở phía dưới chuỗi tuyên bố họ chưa từng được trả tiền.

Ghi nhận giấy miễn quyền ứng với hồ sơ đề nghị thanh toán mà nó giải phóng, chọn theo hai trục quan trọng: có điều kiện hay vô điều kiện, một phần hay cuối cùng. Các giấy miễn quyền tích lại thành lịch sử thay vì ghi đè lên nhau, nên mỗi giai đoạn giữ lại việc giải phóng riêng của nó.

Tại sao: Hai trục này chính là trọng tâm. Có điều kiện nghĩa là việc giải phóng chỉ có hiệu lực khi tiền thực sự đến; vô điều kiện nghĩa là tiền đã đến rồi, và ký một giấy vô điều kiện trước khi tiền được ghi có sẽ trao đi đòn bẩy đối với một khoản thanh toán vẫn có thể thất bại. Một phần bao phủ giai đoạn, cuối cùng khép lại công trình. Chọn đúng cặp là khác biệt giữa một sự giải phóng và một món quà.

Xác định ngay trong hợp đồng sự kiện sẽ giải phóng tiền giữ lại, rồi giải phóng khi sự kiện đó xảy ra. Tỷ lệ giữ lại và sự kiện giải phóng nó là điều khoản hợp đồng, nên được ghi một lần cùng với hợp đồng, thay vì được thương lượng lại vào cuối theo trí nhớ.

Tại sao: Tiền giữ lại là tiền của chính nhà thầu, bị giữ lại một thời gian rồi âm thầm bị quên lãng bởi tất cả những ai không có quyền đối với nó. Khi gắn với một sự kiện được nêu tên, nó trở nên đến hạn vào một ngày mà ai đó có thể chỉ ra; nếu để không chính thức, nó trở thành dòng chưa giải quyết cuối cùng của một công trình mà không ai muốn mở lại, và thường là khoản tiền lớn nhất vẫn còn tồn đọng khi một dự án đóng lại.

Đối chiếu các khoản thanh toán với các giấy miễn quyền đã ghi nhận cho chúng, để câu trả lời cho việc đã trả những gì và thực sự đã giải phóng những gì trở thành một góc nhìn duy nhất, thay vì hai danh sách mà ai đó phải so sánh bằng tay.

Tại sao: Một khoản thanh toán thiếu sự giải phóng tương ứng không phải là một giao dịch đã đóng, mà là một rủi ro còn hở nhưng trông có vẻ đã đóng trên sổ sách. Khoảng cách giữa hai danh sách chính là điều mà một bên cho vay, một bên bảo lãnh hoặc một công ty bảo hiểm quyền sở hữu sẽ yêu cầu bạn xuất trình, thường đúng vào lúc công trình xét về mặt khác đã hoàn tất.