Trocar o pagamento pela renúncia de penhor, e recuperar a retenção

Marque em cada contrato de subempreitada se é exigida uma renúncia assinada antes de liberar o pagamento. A exigência então viaja com a empresa, em vez de viver na memória de uma única pessoa.

Por quê: Perseguir renúncias depois que o dinheiro já saiu é pedir uma assinatura a alguém que já não precisa de nada de você. Colocada como condição do pagamento, a mesma solicitação se responde sozinha, porque a parte que quer o cheque é a parte que precisa assinar.

Envie cada renúncia assinada contra a empresa que a deu e o período que ela cobre, para que o documento fique junto do pagamento a que pertence, em vez de numa caixa de entrada. O que ainda falta é uma lista, não uma lembrança.

Por quê: A exposição numa obra alcança todo mundo que forneceu mão de obra ou material, não só as empresas com as quais você tem contrato. Uma renúncia que você não consegue apresentar quando solicitada é, na prática, uma renúncia que você não tem, e o momento em que você precisa dela é justamente o momento em que alguém mais abaixo na cadeia diz que nunca foi pago.

Registre a renúncia contra o pedido de pagamento que ela libera, escolhendo nos dois eixos que importam: condicional ou incondicional, parcial ou final. As renúncias se acumulam como histórico em vez de se sobrescreverem, então cada período mantém sua própria liberação.

Por quê: Os dois eixos são o ponto central. Condicional significa que a liberação passa a valer quando o dinheiro realmente chega; incondicional significa que ele já chegou, e assinar uma antes de os fundos serem compensados entrega a vantagem de um pagamento que ainda pode falhar. Parcial cobre o período, final encerra a obra. Escolher o par certo é a diferença entre uma liberação e um presente.

Defina no próprio contrato o evento que libera a retenção, e libere-a quando esse evento ocorrer. O percentual retido e o evento que o libera são cláusulas contratuais, por isso são registrados uma vez com o contrato, em vez de renegociados no final, de memória.

Por quê: A retenção é dinheiro do próprio contratado, retido por um tempo e depois esquecido em silêncio por todos a quem não é devido. Ligada a um evento nomeado, ela se torna devida numa data que alguém consegue apontar; deixada informal, torna-se a última linha não resolvida de uma obra que ninguém quer reabrir, e costuma ser a maior quantia ainda pendente no encerramento de um projeto.

Concilie os pagamentos com as renúncias registradas para eles, de modo que a resposta sobre o que foi pago e o que foi realmente liberado seja uma única visão, em vez de duas listas que alguém compara à mão.

Por quê: Um pagamento sem sua liberação correspondente não é uma operação encerrada, é uma exposição aberta que no livro parece encerrada. O vão entre as duas listas é exatamente o que um financiador, uma seguradora de garantia ou uma empresa de título vai pedir que você apresente, quase sempre justo quando a obra já está terminada.