Zahlung gegen Verzichtserklärung tauschen und den Sicherheitseinbehalt zurückholen

Vermerken Sie bei jedem Nachunternehmervertrag, ob vor der Zahlung eine unterschriebene Verzichtserklärung nötig ist. Die Vorgabe reist dann mit der Firma, statt im Gedächtnis einer einzelnen Person zu leben.

Warum: Verzichtserklärungen einzufordern, nachdem das Geld schon geflossen ist, heißt eine Unterschrift von jemandem zu verlangen, der nichts mehr von Ihnen braucht. Als Zahlungsbedingung gesetzt, beantwortet sich dieselbe Bitte von selbst, weil die Partei, die den Scheck will, auch die ist, die unterschreiben muss.

Laden Sie jede unterschriebene Verzichtserklärung gegen die Firma, die sie gegeben hat, und den Zeitraum, den sie abdeckt, hoch, sodass die Unterlage bei der Zahlung liegt, zu der sie gehört, statt im Posteingang. Was noch fehlt, ist eine Liste, keine Erinnerung.

Warum: Das Risiko auf einer Baustelle betrifft jeden, der Arbeit oder Material geliefert hat, nicht nur die Firmen, mit denen Sie einen Vertrag halten. Eine Verzichtserklärung, die Sie auf Anfrage nicht vorlegen können, ist praktisch keine, und genau in dem Moment, in dem Sie sie brauchen, sagt jemand weiter unten in der Kette, er sei nie bezahlt worden.

Erfassen Sie die Verzichtserklärung gegen die Zahlungsanforderung, die sie freigibt, und wählen Sie dabei entlang der zwei entscheidenden Achsen: bedingt oder unbedingt, teilweise oder endgültig. Verzichtserklärungen sammeln sich als Historie an, statt einander zu überschreiben, sodass jeder Zeitraum seine eigene Freigabe behält.

Warum: Die zwei Achsen sind der eigentliche Punkt. Bedingt bedeutet, die Freigabe wirkt erst, wenn das Geld tatsächlich ankommt; unbedingt bedeutet, es ist bereits angekommen, und eine unbedingte Erklärung vor Zahlungseingang zu unterschreiben gibt den Hebel für eine Zahlung auf, die noch scheitern kann. Teilweise deckt den Zeitraum ab, endgültig schließt den Auftrag ab. Das richtige Paar zu wählen ist der Unterschied zwischen einer Freigabe und einem Geschenk.

Legen Sie das Ereignis, das den Sicherheitseinbehalt freigibt, im Vertrag selbst fest, und geben Sie dann frei, sobald es eintritt. Der einbehaltene Prozentsatz und das befreiende Ereignis sind Vertragsbedingungen und werden daher einmal mit dem Vertrag erfasst, statt am Ende aus dem Gedächtnis neu verhandelt zu werden.

Warum: Der Sicherheitseinbehalt ist das eigene Geld des Bauunternehmens, eine Zeit lang zurückgehalten und dann von allen, denen es nicht zusteht, still vergessen. An ein benanntes Ereignis gebunden, wird er an einem Datum fällig, auf das jemand zeigen kann; bleibt er informell, wird er zur letzten ungeklärten Position eines Auftrags, den niemand wieder aufmachen will, und ist beim Projektabschluss regelmäßig der größte noch offene Betrag.

Gleichen Sie die Zahlungen mit den dafür vorliegenden Verzichtserklärungen ab, sodass die Antwort auf die Frage, was bezahlt und was tatsächlich freigegeben wurde, eine einzige Ansicht ist statt zweier Listen, die jemand von Hand vergleicht.

Warum: Eine Zahlung ohne die dazugehörige Freigabe ist kein abgeschlossener Vorgang, sondern ein offenes Risiko, das im Buch wie abgeschlossen aussieht. Die Lücke zwischen den beiden Listen ist genau das, was ein Kreditgeber, ein Bürge oder eine Titelgesellschaft von Ihnen verlangt, meist gerade dann, wenn der Auftrag sonst fertig ist.