Kirjaa lisätyö sekä työ- ja materiaalikustannukset

Sitä mukaa kun annettu työ etenee, kirjaa työvoimatunnit työryhmittäin, käytetty kalusto ja käytetyt materiaalit, merkittynä sen ohjeen ja oikean kustannuskoodin mukaan, joka työn valtuutti.

Miksi: Kuukauden lopussa muistin varasta jälkikäteen kootut lisätyöpöytäkirjat jäävät aina vaillinaisiksi, koska kukaan ei muista tarkkoja tunteja. Reaaliaikaisesti kirjattuna, ohjetta vasten, se on tosiasioihin eikä muistiin perustuva vaatimus.

Kirjaa lisätyö päiväkirjaan valokuvalla työstä, ja pyydä tilaajan edustajaa tai tämän valtuutettua allekirjoittamaan lomake hyväksyen resurssit vielä paikan päällä.

Miksi: Samana päivänä tunnit hyväksyvä allekirjoitus ratkaisee riidan ennen kuin se alkaa. Viikkojen kuluttua kiisteltyä allekirjoittamatonta lomaketta karsitaan, ja erotus lähtee suoraan katteestasi.

Hinnoittele hyväksytyt resurssit sopimuksen lisätyöhinnoilla tai -prosenteilla, liitä allekirjoitetut lomakkeet ja ohje, ja toimita maksuerittely, jotta se sisältyy seuraavaan maksuun.

Miksi: Hinnoittelematon ja toimittamaton lisätyö on tekemääsi ilmaista työtä. Allekirjoitetun pöytäkirjan muuttaminen maksuerittelyksi sopimusta vasten on askel, joka todella muuttaa työn rahaksi.