Julkaise tarjouslisäys ja uudelleenlähetä

Kirjaa tarjoajan kysymys tai suunnitelmamuutos, joka tekee julkaistusta tiedosta väärän tai epätäydellisen, ja päätä tarvitseeko se muodollisen lisäyksen kaikille vai yksityisen vastauksen yhdelle.

Miksi: Sillä hetkellä kun kysymys muuttaa laajuutta, kaikkien on tiedettävä. Laukaisijan siisti kaappaaminen estää avuliasta sivukeskustelua muuttumasta epäreiluksi eduksi.

Kirjoita lisäys selkeällä numerolla, tekemällään muutoksella, korvaamillaan asiakirjoilla ja korjatuilla tiedostoilla liitteineen, jotta tarjoaja voi toimia sen mukaan arvailematta.

Miksi: Numeroitu lisäys, jossa korvatut asiakirjat on nimetty, pitää tarjousaineiston yksiselitteisenä. Irralliset sähköpostit jättävät yritykset hinnoittelemaan saman piirustuksen eri revisioista.

Lähetä lisäys koko tarjoajalistalle kerralla ja, jos muutos on olennainen, pidennä jättämisen määräaikaa, jotta kukaan ei jää ahtaalle uudelleenhinnoittelun ajan suhteen.

Miksi: Julkaiseminen kaikille samana päivänä ja samoin ehdoin on reilun tarjouskilpailun ydin. Määräajan pidentäminen siellä missä sillä on väliä pitää hinnat terävinä kiireen sijaan.

Seuraa että kukin tarjoaja kuittasi lisäyksen ja jahdaa ne jotka eivät, jotta yksikään yritys ei jätä tarjousta vanhentuneen tiedon perusteella.

Miksi: Ilman uusinta lisäystä hinnoiteltu tarjous on arvoton ja se on hylättävä. Vastaanoton varmistaminen kaikilta on halpa vaihe, joka suojaa koko harjoituksen.