Phát hành phụ lục thầu và phát hành lại

Ghi lại câu hỏi của nhà thầu hoặc thay đổi thiết kế khiến thông tin đã phát hành sai hoặc chưa đầy đủ, và quyết định xem nó cần một phụ lục chính thức cho tất cả hay một câu trả lời riêng cho một nhà thầu.

Tại sao: Ngay khi một câu hỏi thay đổi phạm vi, mọi người cần biết. Ghi nhận nguyên nhân một cách gọn gàng là điều ngăn một cuộc trò chuyện riêng hữu ích biến thành một lợi thế không công bằng.

Viết phụ lục với một số hiệu rõ ràng, thay đổi mà nó tạo ra, các tài liệu mà nó thay thế và các tập tin sửa đổi đính kèm, để một nhà thầu có thể hành động theo nó mà không phải đoán.

Tại sao: Một phụ lục có số hiệu với các tài liệu bị thay thế được nêu tên là điều giữ cho bộ hồ sơ thầu không mập mờ. Các email rời rạc để các công ty định giá theo những phiên bản khác nhau của cùng một bản vẽ.

Gửi phụ lục cho toàn bộ danh sách nhà thầu cùng lúc và, nếu thay đổi là trọng yếu, gia hạn thời hạn nộp để không nhà thầu nào bị ép về thời gian định giá lại.

Tại sao: Phát hành cho tất cả trong cùng một ngày và cùng điều kiện là cốt lõi của một cuộc đấu thầu công bằng. Gia hạn thời hạn khi cần giữ cho giá sắc bén thay vì vội vàng.

Theo dõi việc mỗi nhà thầu đã xác nhận phụ lục, và đuổi theo những nhà thầu chưa xác nhận, để không công ty nào nộp hồ sơ theo thông tin lỗi thời.

Tại sao: Một hồ sơ dự thầu định giá mà không có phụ lục mới nhất là vô giá trị và phải bị loại. Xác nhận đã nhận từ tất cả là bước rẻ tiền bảo vệ toàn bộ quá trình.