Udsend et udbudstillæg og genudsend

Log det spørgsmål fra en bydende eller den projektændring der gør den udsendte information forkert eller ufuldstændig, og afgør om det kræver et formelt tillæg til alle eller et privat svar til én.

Hvorfor: I det øjeblik et spørgsmål ændrer omfanget, skal alle vide det. At fange udløseren rent er det der forhindrer en hjælpsom sidesamtale i at blive en urimelig fordel.

Skriv tillægget med et klart nummer, den ændring det laver, de dokumenter det erstatter og de reviderede filer vedhæftet, så en bydende kan handle på det uden at gætte.

Hvorfor: Et nummereret tillæg med de erstattede dokumenter navngivet er det der holder udbudssættet utvetydigt. Løse e-mails efterlader virksomheder med at prissætte ud fra forskellige revisioner af samme tegning.

Send tillægget til hele listen af bydende på én gang, og hvis ændringen er væsentlig, forlæng afleveringsfristen så ingen presses på tiden til at prissætte om.

Hvorfor: At udsende til alle på samme dag og på samme vilkår er kernen i et fair udbud. At forlænge fristen hvor det betyder noget holder priserne skarpe frem for forjagede.

Følg at hver bydende har bekræftet modtagelse af tillægget, og jag dem der ikke har, så ingen virksomhed byder ud fra forældet information.

Hvorfor: Et bud prissat uden det seneste tillæg er værdiløst og må afvises. At bekræfte modtagelse fra alle er det billige skridt der beskytter hele øvelsen.