הנפקת תוספת למכרז והנפקה מחדש

תעדו את שאלת המציע או שינוי התכנון שהופך את המידע שהונפק לשגוי או לחסר, והחליטו האם זה דורש תוספת פורמלית לכולם או תשובה פרטית לאחד.

למה: ברגע ששאלה משנה את ההיקף, כולם צריכים לדעת. תיעוד הטריגר בצורה נקייה הוא מה שמונע משיחת צד מועילה להפוך ליתרון לא הוגן.

כתבו את התוספת עם מספר ברור, השינוי שהיא מבצעת, המסמכים שהיא מחליפה והקבצים המתוקנים מצורפים, כך שמציע יכול לפעול לפיה בלי לנחש.

למה: תוספת ממוספרת עם המסמכים המוחלפים בשם ברור היא מה ששומר על ערכת המכרז חד-משמעית. אימיילים מפוזרים משאירים חברות מתמחרות לפי גרסאות שונות של אותו שרטוט.

שלחו את התוספת לכל רשימת המציעים בבת אחת, ואם השינוי מהותי, האריכו את מועד ההגשה כך שאף אחד לא נדחק בזמן לתמחר מחדש.

למה: הנפקה לכולם באותו יום ובאותם תנאים היא לב ליבו של מכרז הוגן. הארכת מועד היכן שזה חשוב שומרת על מחירים חדים במקום נחפזים.

עקבו שכל מציע אישר את התוספת, ורדפו אחר אלה שלא, כך שאף חברה לא מגישה מול מידע מיושן.

למה: הצעה שתומחרה בלי התוספת האחרונה חסרת ערך וחייבת להידחות. אישור קבלה מכולם הוא הצעד הזול שמגן על כל התרגיל.