Wydaj aneks przetargowy i ponownie prześlij

Zapisz pytanie oferenta lub zmianę projektu, która czyni wydaną informację błędną lub niekompletną, i zdecyduj, czy wymaga to formalnego aneksu do wszystkich, czy prywatnej odpowiedzi do jednego.

Dlaczego: W chwili, gdy zapytanie zmienia zakres, wszyscy muszą wiedzieć. Czyste zarejestrowanie wyzwalacza powstrzymuje pomocną rozmowę na boku przed zamianą w nieuczciwą przewagę.

Napisz aneks z jasnym numerem, zmianą, którą wprowadza, dokumentami, które zastępuje, i załączonymi zmienionymi plikami, aby oferent mógł działać na jego podstawie bez zgadywania.

Dlaczego: Numerowany aneks z nazwanymi zastąpionymi dokumentami utrzymuje zestaw przetargowy jednoznacznym. Luźne maile sprawiają, że firmy wyceniają według różnych wersji tego samego rysunku.

Wyślij aneks do całej listy oferentów naraz i, jeśli zmiana jest istotna, przedłuż termin składania, aby nikt nie był ściśnięty czasowo przy ponownej wycenie.

Dlaczego: Wydanie wszystkim tego samego dnia i na tych samych warunkach to sedno uczciwego przetargu. Przedłużenie terminu tam, gdzie to istotne, utrzymuje ceny ostre, a nie pośpieszne.

Śledź, czy każdy oferent potwierdził odbiór aneksu, i ścigaj tych, którzy tego nie zrobili, aby żadna firma nie złożyła oferty na podstawie nieaktualnej informacji.

Dlaczego: Oferta wyceniona bez najnowszego aneksu jest bezwartościowa i musi zostać odrzucona. Potwierdzenie odbioru od wszystkich to tani krok, który chroni całe przedsięwzięcie.