ออกภาคผนวกประมูลและออกเอกสารใหม่

บันทึกคำถามจากผู้เสนอราคาหรือการเปลี่ยนแปลงแบบที่ทำให้ข้อมูลที่ออกไปแล้วผิดหรือไม่ครบถ้วน แล้วตัดสินใจว่าจำเป็นต้องออกภาคผนวกอย่างเป็นทางการให้ทุกรายหรือตอบเป็นการส่วนตัวให้รายเดียวพอ

เหตุผล: ทันทีที่คำถามเปลี่ยนขอบเขตงาน ทุกฝ่ายต้องรู้ การบันทึกต้นเหตุอย่างชัดเจนคือสิ่งที่หยุดไม่ให้บทสนทนาที่ช่วยเหลือกลายเป็นความได้เปรียบที่ไม่เป็นธรรม

เขียนภาคผนวกพร้อมหมายเลขที่ชัดเจน การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น เอกสารที่ถูกแทนที่ และไฟล์ฉบับแก้ไขที่แนบมา เพื่อให้ผู้เสนอราคาดำเนินการได้โดยไม่ต้องเดา

เหตุผล: ภาคผนวกที่มีหมายเลขและระบุเอกสารที่ถูกแทนที่ไว้ชัดเจนคือสิ่งที่ทำให้ชุดเอกสารประมูลไม่คลุมเครือ อีเมลกระจัดกระจายทำให้บริษัทต่างๆ ตั้งราคาจากแบบคนละรุ่นของแบบเดียวกัน

ส่งภาคผนวกให้ผู้เสนอราคาทั้งรายชื่อพร้อมกัน และหากการเปลี่ยนแปลงมีนัยสำคัญ ให้ขยายกำหนดส่งเพื่อไม่ให้ผู้ใดถูกบีบเวลาในการตั้งราคาใหม่

เหตุผล: การออกให้ทุกรายในวันเดียวกันด้วยเงื่อนไขเดียวกันคือหัวใจของการประมูลที่เป็นธรรม การขยายกำหนดในจุดที่จำเป็นช่วยรักษาราคาให้แม่นยำแทนที่จะเร่งรีบ

ติดตามว่าผู้เสนอราคาแต่ละรายรับทราบภาคผนวกแล้วหรือไม่ และตามรายที่ยังไม่ตอบรับ เพื่อไม่ให้บริษัทใดยื่นข้อเสนอโดยใช้ข้อมูลที่ล้าสมัย

เหตุผล: ข้อเสนอที่ตั้งราคาโดยไม่มีภาคผนวกล่าสุดนั้นไร้ค่าและต้องถูกปฏิเสธ การยืนยันการรับทราบจากทุกรายเป็นขั้นตอนต้นทุนต่ำที่ปกป้องกระบวนการทั้งหมด