Emettre un additif d'appel d'offres et reemettre

Consigner la question du soumissionnaire ou la modification de conception qui rend l'information emise fausse ou incomplete, et decider si elle exige un additif formel a tous ou une reponse privee a un seul.

Pourquoi: Des qu'une question change la consistance, tout le monde doit le savoir. Capter le declencheur proprement, c'est ce qui evite qu'une conversation en aparte devienne un avantage inequitable.

Rediger l'additif avec un numero clair, la modification qu'il apporte, les documents qu'il remplace et les fichiers revises joints, pour qu'un soumissionnaire puisse agir sans deviner.

Pourquoi: Un additif numerote avec les documents remplaces nommes, c'est ce qui garde le dossier d'appel d'offres sans ambiguite. Des e-mails epars laissent les entreprises chiffrer sur des revisions differentes du meme plan.

Envoyer l'additif a toute la liste des soumissionnaires d'un coup et, si la modification est substantielle, prolonger le delai de remise pour que personne ne soit contraint sur le temps de rechiffrer.

Pourquoi: Emettre a tous le meme jour et aux memes conditions est le coeur d'un appel d'offres equitable. Prolonger le delai la ou il le faut garde les prix serres plutot que baclés.

Suivre que chaque soumissionnaire a accuse reception de l'additif, et relancer ceux qui ne l'ont pas fait, pour qu'aucune entreprise ne remette sur une information perimee.

Pourquoi: Une offre chiffree sans le dernier additif est sans valeur et doit etre rejetee. Confirmer la reception de tous est l'etape peu couteuse qui protege tout l'exercice.