Emettre un additif d'appel d'offres et reemettre

Consigner la question du soumissionnaire ou la modification de conception qui rend l'information émise fausse ou incomplète, et décider si elle exige un additif formel à tous ou une réponse privée à un seul.

Pourquoi: Des qu'une question change la consistance, tout le monde doit le savoir. Capter le déclencheur proprement, c'est ce qui evite qu'une conversation en aparte devienne un avantage inequitable.

Rédiger l'additif avec un numéro clair, la modification qu'il apporte, les documents qu'il remplace et les fichiers révisés joints, pour qu'un soumissionnaire puisse agir sans deviner.

Pourquoi: Un additif numéroté avec les documents remplacés nommés, c'est ce qui garde le dossier d'appel d'offres sans ambiguïté. Des e-mails épars laissent les entreprises chiffrer sur des révisions différentes du même plan.

Envoyer l'additif a toute la liste des soumissionnaires d'un coup et, si la modification est substantielle, prolonger le délai de remise pour que personne ne soit contraint sur le temps de rechiffrer.

Pourquoi: Emettre a tous le même jour et aux mêmes conditions est le coeur d'un appel d'offres equitable. Prolonger le délai la ou il le faut garde les prix serres plutôt que baclés.

Suivre que chaque soumissionnaire a accuse réception de l'additif, et relancer ceux qui ne l'ont pas fait, pour qu'aucune entreprise ne remette sur une information perimee.

Pourquoi: Une offre chiffrée sans le dernier additif est sans valeur et doit être rejetée. Confirmer la réception de tous est l'étape peu coûteuse qui protège tout l'exercice.