Ge ut ett upphandlingstillägg och återutge

Logga anbudsfrågan eller projekteringsändringen som gör den utgivna informationen fel eller ofullständig, och avgör om den kräver ett formellt tillägg till alla eller ett privat svar till en.

Varför: I det ögonblick en fråga ändrar omfattningen behöver alla veta. Att fånga utlösaren rent är vad som hindrar en hjälpsam sidokonversation från att bli en orättvis fördel.

Skriv tillägget med ett tydligt nummer, den ändring det gör, de dokument det ersätter och de reviderade filerna bifogade, så att en anbudsgivare kan agera på det utan att gissa.

Varför: Ett numrerat tillägg med de ersatta dokumenten namngivna är vad som håller upphandlingsunderlaget otvetydigt. Lösa mejl lämnar firmor att prissätta mot olika revisioner av samma ritning.

Skicka tillägget till hela anbudsgivarlistan samtidigt och, om ändringen är väsentlig, förläng inlämningsfristen så att ingen pressas på tiden att prissätta om.

Varför: Att ge ut till alla samma dag och på samma villkor är hjärtat i en rättvis upphandling. Att förlänga fristen där det behövs håller priserna skarpa i stället för stressade.

Följ upp att varje anbudsgivare kvitterade tillägget, och jaga de som inte gjort det, så att ingen firma lämnar in mot inaktuell information.

Varför: Ett anbud prissatt utan det senaste tillägget är värdelöst och måste avvisas. Att bekräfta mottagande från alla är det billiga steget som skyddar hela övningen.