Ein Ausschreibungs-Nachtragsschreiben herausgeben und neu versenden

Die Bieterfrage oder die Planänderung erfassen, die die herausgegebene Information falsch oder unvollständig macht, und entscheiden, ob sie ein förmliches Nachtragsschreiben an alle oder eine private Antwort an einen braucht.

Warum: In dem Moment, in dem eine Frage den Leistungsumfang ändert, müssen es alle wissen. Den Auslöser sauber zu erfassen, verhindert, dass ein hilfreiches Nebengespräch zu einem unfairen Vorteil wird.

Das Nachtragsschreiben mit einer klaren Nummer, der Änderung, die es bewirkt, den Dokumenten, die es ersetzt, und den beigefügten überarbeiteten Dateien schreiben, sodass ein Bieter danach handeln kann, ohne zu raten.

Warum: Ein nummeriertes Nachtragsschreiben mit den benannten ersetzten Dokumenten hält die Ausschreibungsunterlagen eindeutig. Lose E-Mails lassen Firmen nach unterschiedlichen Revisionen derselben Zeichnung kalkulieren.

Das Nachtragsschreiben auf einmal an die gesamte Bieterliste senden und, wenn die Änderung wesentlich ist, die Abgabefrist verlängern, sodass niemand die Zeit zum Neukalkulieren fehlt.

Warum: Am selben Tag und zu gleichen Bedingungen an alle herauszugeben, ist der Kern einer fairen Ausschreibung. Die Frist zu verlängern, wo es zählt, hält die Preise scharf statt übereilt.

Verfolgen, dass jeder Bieter das Nachtragsschreiben bestätigt hat, und die nachverfolgen, die es nicht getan haben, sodass keine Firma gegen veraltete Informationen abgibt.

Warum: Ein ohne das jüngste Nachtragsschreiben kalkuliertes Angebot ist wertlos und muss abgelehnt werden. Von allen den Empfang zu bestätigen, ist der günstige Schritt, der die ganze Übung schützt.