O&M हैंडओवर मैनुअल तैयार करें

जो असल में लगाया गया उसकी एज-बिल्ट ड्रॉइंग और प्रोडक्ट डेटा शीट इकट्ठा करें, हर सिस्टम के लिए एक जगह, और सुनिश्चित करें कि हर फाइल शुरुआती डिज़ाइन संस्करण नहीं बल्कि अंतिम निर्मित स्थिति दिखाए।

क्यों: ऑपरेटर सालों तक इन दस्तावेज़ों के सहारे इमारत चलाएगा। एज-बिल्ट जो अब भी डिज़ाइन इरादा दिखाए, न कि ट्रेड्स ने असल में क्या लगाया, मेंटेनेंस टीम को गलत मंजिल पर गलत वाल्व तक भेज देती है।

हर सिस्टम के परीक्षण, निरीक्षण व कमीशनिंग सर्टिफिकेट और वारंटी लाएं, और हर एक को उस उपकरण और ट्रेड से जोड़ें जिसने उस पर साइन-ऑफ किया।

क्यों: ये सर्टिफिकेट इस बात का सबूत हैं कि सिस्टम परीक्षित हुए और काम करते हुए छोड़े गए, और वारंटी वही हैं जिन पर क्लाइंट कुछ खराब होने पर भरोसा करता है। हैंडओवर पर छूटा हुआ सर्टिफिकेट अक्सर कब्जे को रोक देता है।

तैयार मैनुअल को हैंडओवर के जरूरी सामग्री इंडेक्स के मुकाबले जांचें, जो मौजूद है उसे चिह्नित करें, और बंद करने से पहले बाकी बची ड्रॉइंग, डेटा शीट और सर्टिफिकेट के लिए ट्रेड्स से पीछा करें।

क्यों: हैंडओवर मैनुअल तय इंडेक्स के मुकाबले पूरा या अधूरा माना जाता है, न कि उसकी मोटाई देखकर। कमियां खुद ढूंढ लेना, क्लाइंट से पहले, स्वीकृति और अंतिम भुगतान को पटरी पर रखता है।

हैंडओवर पर पूरा मैनुअल औपचारिक प्रेषण के जरिए क्लाइंट को जारी करें, तारीख और सेट में क्या था यह दर्ज करें, और उनकी प्राप्ति की स्वीकृति रखें।

क्यों: मैनुअल को औपचारिक रूप से, दिनांकित रिकॉर्ड के साथ सौंपना ही आपकी उसे देने की जिम्मेदारी पूरी करता है। बिना प्रेषण के फाइलों का ढेर महीनों बाद विवाद में पड़ना आसान है।

एक संक्षिप्त रिपोर्ट तैयार करें जिसमें हैंडओवर सेट में क्या था, कब जारी हुआ और अभी क्या बाकी है, यह सूचीबद्ध हो, और इसे प्रोजेक्ट रिकॉर्ड में रखें।

क्यों: जो हैंडओवर किया गया और उस दिन क्या बकाया था, इसका स्पष्ट सारांश ही वह सबूत है जिसकी ओर आप किसी दस्तावेज़ पर सवाल उठने पर इशारा करते हैं। यह पूरे हैंडओवर को साफ-सुथरे ढंग से बंद करता है।