Sastavite priručnik za primopredaju pogona i održavanja

Prikupite izvedbene nacrte i tehničke listove za ono što je stvarno ugrađeno, jedno mjesto po sustavu, i osigurajte da svaki dokument odražava konačno izvedeno stanje, a ne raniju projektnu verziju.

Zašto: Operater će godinama voditi zgradu prema ovim dokumentima. Izvedbena dokumentacija koja i dalje prikazuje projektnu namjeru, a ne ono što su izvođači stvarno ugradili, šalje ekipu za održavanje na krivi ventil na krivom katu.

Prikupite potvrde o ispitivanjima, pregledima i puštanju u rad te jamstva za svaki sustav, i povežite svaku s opremom i izvođačem koji ju je potpisao.

Zašto: Ove potvrde dokazuju da su sustavi ispitani i ostavljeni funkcionalnima, a jamstva su ono na što se klijent oslanja kad nešto zakaže. Nedostajuća potvrda pri primopredaji često blokira uporabnu dozvolu.

Provjerite sastavljeni priručnik prema traženom sadržaju za primopredaju, označite što je prisutno, i zatražite od izvođača nedostajuće nacrte, tehničke listove i potvrde prije nego ga zatvorite.

Zašto: Priručnik za primopredaju ocjenjuje se potpunim ili ne prema dogovorenom sadržaju, a ne prema debljini. Pronalaženje nedostataka prije klijenta ono je što drži prihvat i konačno plaćanje na pravom putu.

Izdajte kompletan priručnik klijentu formalnom dostavom pri primopredaji, zabilježite datum i sadržaj kompleta te zadržite potvrdu o primitku.

Zašto: Formalna predaja priručnika, s datiranim zapisom o točnom sadržaju, razrješuje vašu obvezu da ga dostavite. Hrpa dokumenata bez zapisa o dostavi lako se osporava mjesecima kasnije.

Izradite kratak izvještaj koji navodi sadržaj kompleta primopredaje, datum izdavanja i preostale stavke, i pohranite ga u projektnu dokumentaciju.

Zašto: Jasan sažetak onoga što je predano, i što je na taj dan još bilo preostalo, dokaz je na koji se pozivate ako se dokument ikada dovede u pitanje. Time se cijela primopredaja uredno zaključuje.