維持管理マニュアルの引渡しをまとめる

実際に設置された内容の竣工図と製品データシートを系統ごとに一箇所に集め、各ファイルが初期設計版ではなく最終的な竣工状態を反映していることを確認します。

理由: 運営者はこれらの書類をもとに長年建物を運用します。実際に施工業者が取り付けた内容ではなく設計意図のままの竣工図は、保守担当者を間違った階の間違ったバルブへ導いてしまいます。

各系統の試験・検査・試運転証明書と保証書を集め、それぞれを対象設備と承認した職種に紐付けます。

理由: これらの証明書は設備が試験され正常に稼働していることの証拠であり、保証書は不具合発生時に施主が頼るものです。引渡し時に証明書が欠けていると、入居を阻む要因になりがちです。

収集したマニュアルを引渡しに必要な目次と照合し、揃っている項目にチェックを付け、締め切る前に不足している図面・データシート・証明書を各職種に督促します。

理由: 引渡しマニュアルは厚みではなく、合意した目次に対する完全性で判断されます。施主に気づかれる前に自ら不足を見つけることが、検収と最終支払いを予定通り進める鍵です。

引渡し時に正式な送付状で完成したマニュアルを施主へ発行し、日付と収録内容を記録し、受領確認を保管します。

理由: 何が含まれていたかを日付付きで正式に記録して引き渡すことが、提供義務を果たしたことの証明になります。送付記録のない書類の山は、数か月後に争われやすくなります。

引渡し一式の収録内容、発行日、まだ残っている項目を簡潔にまとめたレポートを作成し、プロジェクト記録として保管します。

理由: 何が引き渡され、当日何が未完了だったかを明確にまとめておくことは、後日書類について問い合わせがあった際に参照できる証拠になります。これにより引渡し全体をきれいに締めくくれます。