Kokoa käyttö- ja huolto-ohjekirja

Kokoa toteumapiirustukset ja tuotetietolomakkeet todellisuudessa asennetusta järjestelmästä, yksi paikka per järjestelmä, ja varmista, että jokainen tiedosto vastaa lopullista toteutunutta tilaa eikä varhaista suunnitteluversiota.

Miksi: Ylläpitäjä käyttää rakennusta näiden asiakirjojen varassa vuosia. Toteumatieto, joka näyttää yhä suunnitteluvaiheen ratkaisun eikä urakoitsijoiden todellisuudessa asentamaa, ohjaa huoltoryhmän väärään venttiiliin väärässä kerroksessa.

Kerää jokaisen järjestelmän testaus-, tarkastus- ja käyttöönottotodistukset sekä takuut, ja liitä jokainen niistä kyseiseen laitteeseen ja sen hyväksyneeseen urakoitsijaan.

Miksi: Nämä todistukset ovat todiste siitä, että järjestelmät on testattu ja jätetty toimintakuntoon, ja takuut ovat se, mihin tilaaja tukeutuu vian ilmetessä. Puuttuva todistus luovutuksessa estää usein käyttöönoton.

Käy koottu ohjekirja läpi luovutukselle vaadittua sisällysluetteloa vasten, merkitse mitä on olemassa, ja pyydä urakoitsijoilta viimeiset puuttuvat piirustukset, tuotetiedot ja todistukset ennen aineiston sulkemista.

Miksi: Luovutusaineisto arvioidaan täydelliseksi tai puutteelliseksi sovittua sisällysluetteloa vasten, ei sen paksuuden perusteella. Puutteiden löytäminen itse ennen tilaajaa pitää hyväksynnän ja loppumaksun aikataulussa.

Luovuta täydellinen ohjekirja tilaajalle virallisella lähetteellä luovutuksen yhteydessä, kirjaa päivämäärä ja aineiston sisältö, ja säilytä vahvistus siitä, että se on vastaanotettu.

Miksi: Ohjekirjan virallinen luovutus, päivätty tarkka sisältöluettelo, on se, mikä vapauttaa velvoitteesi sen toimittamisesta. Kasa tiedostoja ilman lähetettä on helppo kiistää kuukausien kuluttua.

Laadi lyhyt raportti, joka listaa luovutusaineiston sisällön, luovutuspäivän ja mahdolliset vielä avoimet kohdat, ja säilytä se projektin dokumentaation kanssa.

Miksi: Selkeä yhteenveto siitä, mitä luovutettiin ja mikä oli vielä avoinna sinä päivänä, on todiste, johon voit vedota jos asiakirja myöhemmin kyseenalaistetaan. Se päättää koko luovutuksen siististi.