FM向け資産台帳を構築する

実際に設置された保守対象資産をすべて列挙し、その種別、メーカー、型式を記載し、あいまいさなく特定・参照できるようそれぞれにタグを付ける。

理由: 台帳は建物と一致していて初めて役に立つ。施工中に交換されたのに一覧に反映されていない資産は、運用者に一度も設置されていない機器を保守させることになる。

各資産について、階、部屋、系統といった場所を記録し、定格、容量、点検周期など保守担当者が必要とする主要データも合わせて記録する。

理由: 機器が故障したとき、最初の疑問は常にどこにあるか、何に属しているかだ。それを一行で答える台帳は、保守チームが機械室や天井裏を探し回る時間を何時間も節約する。

各資産を取扱説明書、交換部品リスト、保証書にリンクさせ、資産を開くだけで保守担当者が必要な情報すべてを、別途調べることなく得られるようにする。

理由: 文書が添付された台帳は、単なる一覧の名前を実用的な記録に変える。マニュアルと保証書が手元になければ、保守担当者は推測に頼ることになり、保証も見落とされやすい。

完成した台帳を保守チームに、彼らが運用の基盤とする記録として発行し、対象範囲のサマリーを作成して初日から計画保守を設定できるようにする。

理由: 台帳の目的は稼働している建物であり、保管された書類ではない。すぐに使える状態で引き渡すことが、運用者に自分で一覧を再構築させることなく初日から計画保守を始めさせる。