Przeprowadź cykl przeglądu projektu przez urząd

Wybierz dokładną wersję dokumentu lub rysunku, którą urząd będzie przeglądał, aby zgłoszone uwagi można było powiązać z konkretnym punktem, a nie z ruchomym celem.

Dlaczego: Jeśli projekt będzie się zmieniał w trakcie otwartego przeglądu, nikt nie będzie w stanie stwierdzić, która uwaga dotyczy której wersji. Ustalenie wersji do przeglądu najpierw zapewnia uczciwość cyklu.

Rozpocznij cykl przeglądu dla wersji dokumentu, ustal organ przeglądający i termin odpowiedzi, i udostępnij go zespołowi, który zajmie się uwagami.

Dlaczego: Otwarty cykl z terminem realizacji zapobiega pozostawieniu przeglądu bez odpowiedzi aż do momentu, gdy stanie się problemem dla harmonogramu. Wszyscy widzą, że jest aktywny i czyja jest kolej na działanie.

Zanotuj każdą uwagę zgłoszoną przez urząd jako osobny element, przypisz ją osobie odpowiedzialnej za odpowiedź i zapisz odpowiedź w odniesieniu do konkretnego punktu, którego dotyczy.

Dlaczego: Uwaga, na którą odpowiedziano w ogólnej odpowiedzi, jest uwagą, co do której łatwo argumentować, że nigdy nie została faktycznie rozpatrzona. Jedna uwaga, jedna odpowiedź, to podstawa do zamknięcia.

Oznacz każdą uwagę jako zaakceptowaną, rozpatrzoną lub sporną, a następnie zamknij cykl, gdy każda uwaga będzie miała decyzję, pozostawiając pełny zapis tego, co się zmieniło i dlaczego.

Dlaczego: Niezałatwiona uwaga to ryzyko, że projekt może zostać później zakwestionowany. Zamknięcie cyklu z decyzją w każdej sprawie przekształca przegląd w zakończoną kontrolę projektu, a nie otwarty wątek.