Genomför en granskningscykel för myndighetsdesign

Välj den exakta dokument- eller ritningsversionen som myndigheten kommer att granska, så att de anmärkningar som kommer tillbaka kan kopplas till en fast punkt snarare än ett rörligt mål.

Varför: Om designen fortsätter att ändras medan granskningen pågår, kan ingen säga vilken anmärkning som gäller vilken version. Att först fastställa den granskade versionen är det som håller cykeln ärlig.

Starta en granskningscykel mot dokumentversionen, ange granskande organ och svarstidsfrist, och dela den med teamet som ska hantera anmärkningarna.

Varför: En öppen cykel med en tidsfrist är det som hindrar en granskning från att bli obesvarad tills den blir ett tidplanproblem. Alla kan se att den är aktiv och vems tur det är att agera.

Logga varje anmärkning som myndigheten tar upp som ett eget objekt, tilldela den till den som ansvarar för svaret, och registrera svaret mot den specifika punkt den adresserar.

Varför: En anmärkning som besvaras i ett allmänt svar är en anmärkning som lätt kan hävdas aldrig faktiskt adresserades. En anmärkning, ett svar, är det som gör avslutningen försvarbar.

Markera varje anmärkning som accepterad, åtgärdad eller bestridd, stäng sedan cykeln när varje anmärkning har ett beslut, vilket lämnar en fullständig journal över vad som ändrades och varför.

Varför: En oavslutad anmärkning är en risk att designen fortfarande kan utmanas senare. Att stänga cykeln med ett beslut om varje punkt är det som gör granskningen till en avslutad designkontroll, inte en öppen tråd.