Suorita viranomaisen suunnittelun tarkastuskierros

Valitse tarkastettava dokumentti tai piirustusversio, jota viranomainen tarkastaa, jotta palautetut huomautukset voidaan sitoa kiinteään pisteeseen liikkuvan kohteen sijaan.

Miksi: Jos suunnitelma muuttuu tarkastuksen ollessa avoinna, kukaan ei voi sanoa, mihin versioon mikäkin huomautus pätee. Tarkastettavan version lukitseminen ensin pitää kierroksen rehellisenä.

Aloita tarkastuskierros dokumenttiversiota vastaan, aseta tarkastava taho ja vastausaika, ja jaa se tiimille, joka hoitaa huomautukset.

Miksi: Avoin kierros määräajalla estää tarkastuksen jäämisen vastaamatta, kunnes siitä tulee aikatauluongelma. Kaikki näkevät, että se on käynnissä ja kenen vuoro toimia.

Kirjaa jokainen viranomaisen esittämä huomautus omana kohtanaan, osoita se sille, joka vastaa vastauksesta, ja kirjaa vastaus siihen tiettyyn kohtaan, johon se liittyy.

Miksi: Huomautus, johon vastataan yleisessä vastauksessa, on huomautus, jonka voi helposti väittää, ettei sitä koskaan todella käsitelty. Yksi huomautus, yksi vastaus, tekee sulkemisesta puolustettavan.

Merkitse jokainen huomautus hyväksytyksi, käsitellyksi tai kiistetyksi, ja sulje sitten kierros, kun jokaisella huomautuksella on päätös, jättäen täydellisen kirjatun tiedon siitä, mitä muuttui ja miksi.

Miksi: Suljettu huomautus on riski, että suunnitelmaa voidaan haastaa myöhemmin. Kierroksen sulkeminen päätöksellä jokaisesta kohdasta muuttaa tarkastuksen valmiiksi suunnitelmatarkastukseksi, ei avoimeksi säikeeksi.