Chạy chu kỳ xem xét thiết kế của cơ quan có thẩm quyền

Chọn phiên bản tài liệu hoặc bản vẽ chính xác mà cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét, để các nhận xét được gửi lại có thể được gắn với một điểm cố định thay vì một mục tiêu di động.

Tại sao: Nếu thiết kế liên tục thay đổi khi xem xét đang mở, không ai có thể nói nhận xét nào áp dụng cho phiên bản nào. Việc sửa phiên bản được xem xét trước tiên sẽ giữ cho chu kỳ xem xét trung thực.

Bắt đầu một chu kỳ xem xét đối với phiên bản tài liệu, đặt cơ quan xem xét và thời hạn phản hồi, và chia sẻ nó với nhóm sẽ xử lý các nhận xét.

Tại sao: Một chu kỳ mở với thời hạn sẽ ngăn việc xem xét bị bỏ ngỏ cho đến khi nó trở thành một vấn đề tiến độ. Mọi người đều có thể thấy nó đang hoạt động và đến lượt ai hành động.

Ghi nhận mọi nhận xét mà cơ quan có thẩm quyền đưa ra như một mục riêng, chỉ định nó cho người chịu trách nhiệm trả lời và ghi lại phản hồi đối với điểm cụ thể mà nó giải quyết.

Tại sao: Một nhận xét được trả lời trong một phản hồi chung là một nhận xét dễ bị tranh cãi là chưa bao giờ được giải quyết. Một nhận xét, một phản hồi là điều làm cho việc đóng hồ sơ trở nên có thể bảo vệ được.

Đánh dấu từng nhận xét là đã chấp nhận, đã giải quyết hoặc đã tranh chấp, sau đó đóng chu kỳ khi mọi nhận xét đã có quyết định, để lại hồ sơ đầy đủ về những gì đã thay đổi và tại sao.

Tại sao: Một nhận xét chưa được đóng là một rủi ro mà thiết kế vẫn có thể bị thách thức sau này. Việc đóng chu kỳ với một quyết định về mọi điểm sẽ biến việc xem xét thành một kiểm tra thiết kế đã hoàn thành, không phải là một luồng mở.