ดำเนินการรอบการทบทวนการออกแบบโดยหน่วยงาน

เลือกเวอร์ชันเอกสารหรือแบบที่แน่นอนที่หน่วยงานจะทบทวน เพื่อให้ข้อคิดเห็นที่ได้รับสามารถเชื่อมโยงกับจุดที่แน่นอน แทนที่จะเป็นเป้าหมายที่เคลื่อนไหวได้

เหตุผล: หากการออกแบบยังคงเปลี่ยนแปลงในขณะที่การทบทวนเปิดอยู่ จะไม่มีใครสามารถบอกได้ว่าข้อคิดเห็นใดใช้กับเวอร์ชันใด การแก้ไขเวอร์ชันที่จะทบทวนก่อนเป็นสิ่งที่ทำให้รอบการทบทวนมีความถูกต้อง

เริ่มรอบการทบทวนกับเวอร์ชันเอกสาร กำหนดหน่วยงานที่ทบทวนและกำหนดเวลาตอบกลับ และแชร์กับทีมที่จะจัดการกับข้อคิดเห็น

เหตุผล: รอบการทบทวนที่เปิดพร้อมกำหนดเวลาเป็นสิ่งที่ป้องกันไม่ให้การทบทวนถูกทิ้งไว้โดยไม่มีคำตอบจนกว่าจะกลายเป็นปัญหาของกำหนดการ ทุกคนสามารถเห็นได้ว่ากำลังดำเนินการอยู่และเป็นตาของใครที่จะดำเนินการ

บันทึกข้อคิดเห็นแต่ละรายการที่หน่วยงานแจ้งเข้ามาเป็นรายการของตนเอง มอบหมายให้กับผู้ที่รับผิดชอบคำตอบ และบันทึกคำตอบกับจุดที่ระบุที่กล่าวถึง

เหตุผล: ข้อคิดเห็นที่ตอบกลับในการตอบกลับทั่วไปเป็นข้อคิดเห็นที่โต้แย้งได้ง่ายว่าไม่เคยได้รับการจัดการจริง หนึ่งข้อคิดเห็น หนึ่งคำตอบ เป็นสิ่งที่ทำให้การปิดบัญชีสามารถปกป้องได้

ทำเครื่องหมายแต่ละข้อคิดเห็นว่ายอมรับ จัดการแล้ว หรือโต้แย้ง จากนั้นปิดรอบเมื่อข้อคิดเห็นทั้งหมดได้รับการตัดสินใจแล้ว โดยทิ้งบันทึกที่สมบูรณ์ว่ามีการเปลี่ยนแปลงอะไรและเพราะเหตุใด

เหตุผล: ข้อคิดเห็นที่ยังไม่ปิดเป็นความเสี่ยงที่การออกแบบยังคงถูกท้าทายได้ในภายหลัง การปิดรอบด้วยการตัดสินใจในทุกประเด็นเป็นสิ่งที่เปลี่ยนการทบทวนให้เป็นการตรวจสอบการออกแบบที่เสร็จสมบูรณ์ ไม่ใช่การสนทนาที่ยังเปิดอยู่