Få ett materialunderlag godkänt

Öppna underlaget för produkten du tänker använda, bifoga datablad, prover och certifikat, och ange vilken specifikationspunkt den erbjuds mot. Skicka det till den projektör som ska godkänna det och sätt ett behövs-senast-datum kopplat till när du måste beställa för att hålla tidplanen.

Varför: Att beställa ett material innan det är godkänt är hur du hamnar med en container full av fel produkt och en tvist om vem som betalar. Ett daterat underlag sätter också klockan igång för projektören, så ett sent godkännande som försenar beställningen finns på pränt.

Jämför den inskickade produkten med den specificerade prestandan, ytbehandlingen och standarderna, punkt för punkt, och registrera resultatet: godkänd, godkänd med kommentarer, eller avslagen med anledning. Logga varje avvikelse som projektören accepterar så att den inte ifrågasätts senare.

Varför: Ett granskat underlag är stunden då en substitution upptäcks innan den byggs in, inte efteråt. Det registrerade beslutet är vad som skyddar dig när beställaren frågar varför den installerade produkten skiljer sig från ritningarna.

När produktunderlaget är godkänt, skapa inköpsordern mot exakt den produkt som godkändes, med hänvisning till underlagsnumret på ordern så att lager och leverantör levererar den godkända produkten och inget annat.

Varför: Godkännandet har bara värde om det som anländer till byggarbetsplatsen är det som godkändes. Att koppla ordern till underlagsreferensen är det som hindrar en leverantör från att i tysthet byta ut mot en billigare motsvarighet.