Obter a aprovação de uma submissão de material

Abra a submissão do produto que pretende usar, anexe a ficha técnica, amostras e certificados, e indique a cláusula da especificação a que se refere. Encaminhe-a para o projetista que a tem de aprovar e defina uma data limite ligada ao momento em que precisa de encomendar para cumprir o planeamento.

Por quê: Encomendar um material antes de aprovado é como se acaba com um contentor cheio do produto errado e uma discussão sobre quem paga. Uma submissão com data também põe o relógio a correr para o projetista, para que uma aprovação lenta que atrase a encomenda fique registada.

Compare o produto submetido com o desempenho, acabamento e normas especificados, cláusula a cláusula, e registe o resultado: aprovado, aprovado com comentários, ou rejeitado com o motivo. Registe qualquer desvio aceite pelo projetista para que não seja questionado mais tarde.

Por quê: Uma submissão verificada é o momento em que uma substituição é detetada antes de ser incorporada, não depois. A decisão registada é o que o protege quando o cliente pergunta porque é que o produto instalado difere dos desenhos.

Uma vez aprovada a submissão, emita a ordem de compra para o produto exato que foi aprovado, indicando a referência da submissão na encomenda para que o armazém e o fornecedor entreguem o item aprovado e nada mais.

Por quê: A aprovação só tem valor se o que chega à obra for o que foi aprovado. Ligar a encomenda à referência da submissão é o que impede um fornecedor de trocar silenciosamente por um equivalente mais barato.