材料提出書類の承認を得る

使用を予定している製品の提出書類を開き、データシート、サンプル、証明書を添付し、どの仕様条項に対する提出かを明記する。承認権限を持つ設計者へ回覧し、工程を守るための発注期限に連動した必要納期を設定する。

理由: 承認前に材料を発注すると、間違った製品の山と誰が負担するかの言い争いに終わる。日付入りの提出書類は設計者にも時間の制約を課すため、承認の遅れが発注の遅延につながる場合、その責任が記録に残る。

提出された製品を、性能・仕上げ・規格に照らして条項ごとに確認し、結果を記録する。承認、コメント付き承認、または理由付き却下のいずれかとする。設計者が受け入れた逸脱は後で問題にならないよう記録しておく。

理由: チェック済みの提出書類は、代替品が施工されてしまう前に発見できる機会である。記録された決定は、施主が施工品と図面の違いを尋ねてきたときにあなたを守る。

提出書類が承認されたら、承認を受けた正確な製品に対して購入注文書を起票し、注文書に提出書類の参照番号を明記して、資材ヤードとサプライヤーが承認済み品目のみを納入するようにする。

理由: 承認は現場に届くものが承認されたものと同じであって初めて意味を持つ。注文を提出書類の参照番号にひも付けることで、サプライヤーが知らぬ間に安価な代替品にすり替えるのを防ぐ。