Enregistrer les garanties a la réception

Courir chaque garantie produit et de mise en oeuvre auprès de la chaîne de sous-traitance (couverture, bardage, installations, finitions) avant que les sous-traitants ne demobilisent et disparaissent.

Pourquoi: Une garantie est bien plus facile à extraire tant que vous détenez encore la retenue qu'un an après le départ d'un sous-traitant. Les collecter à la réception est le moment de levier maximal.

Enregistrer chaque garantie face à l'actif qu'elle couvre, avec sa date de début, sa durée, le bénéficiaire et les conditions qui la maintiennent valide, pour qu'elle soit liée à la chose qu'elle protège.

Pourquoi: Une garantie liée à son actif ressort au moment où cet actif tombe en panne. Consigner la durée et les conditions d'entretien, c'est aussi ce qui évite qu'une garantie soit annulée par un entretien manqué.

Classer les documents de garantie dans le dossier de réception, liés depuis le registre, pour que le certificat derrière chaque entrée soit à un clic quand une réclamation doit être faite.

Pourquoi: Un registre qui pointe vers des documents manquants n'est qu'un demi-registre. Classer les certificats avec lui, c'est ce qui fait d'une réclamation une simple recherche plutôt qu'une fouille archeologique.

Remettre le registre des garanties à l'exploitant ou à l'équipe FM, avec les dates d'expiration chargées pour qu'ils soient alertés avant la fin de couverture et sachent exactement comment réclamer.

Pourquoi: Une garantie que l'exploitant ignore est de l'argent non reclame. Remettre un registre vivant avec ses dates, c'est ce qui leur permet de faire jouer la couverture plutôt que de payer une réparation deux fois.