Registrera garantier vid överlämning

Jaga varje produkt- och utförandegaranti ut ur leverantörskedjan - tak, fasad, maskiner, ytskikt - innan underentreprenörerna avetablerar och försvinner.

Varför: En garanti är långt lättare att få fram medan du fortfarande håller garantiinnehåll än ett år efter att en underentreprenör lämnat. Att samla in dem vid överlämning är stunden av maximal hävstång.

Registrera varje garanti mot tillgången den täcker, med dess startdatum, dess löptid, förmånstagaren och de villkor som håller den giltig, så att den är knuten till det den skyddar.

Varför: En garanti kopplad till sin tillgång framträder i det ögonblick tillgången sviktar. Att dokumentera löptiden och underhållsvillkoren är också vad som hindrar en garanti från att ogiltigförklaras av en missad service.

Arkivera garantidokumenten i överlämningspärmen, länkade från registret, så att intyget bakom varje post är ett klick bort när ett krav behöver framställas.

Varför: Ett register som pekar på saknade dokument är bara ett halvt register. Att arkivera intygen med det är vad som gör ett krav till en enkel uppslagning i stället för en arkeologisk utgrävning.

Lämna garantiregistret till driftansvarig eller fastighetsteamet, med utgångsdatumen inlagda så att de får en påminnelse innan täckningen löper ut och vet exakt hur de ska åberopa.

Varför: En garanti driftansvarig inte känner till är pengar som lämnas oåberopade. Att lämna över ett levande register med sina datum är vad som låter dem utnyttja täckningen i stället för att betala för en reparation två gånger.