Garanties en waarborgen registreren bij overdracht

Jaag elke product- en uitvoeringsgarantie en waarborg uit de keten - dakbedekking, gevelbekleding, installaties, afwerkingen - voordat de onderaannemers demobiliseren en verdwijnen.

Waarom: Een garantie is veel makkelijker te verkrijgen terwijl je nog inhouding vasthoudt dan een jaar nadat een onderaannemer is vertrokken. Ze bij overdracht verzamelen is het moment van maximale invloed.

Registreer elke garantie tegen de asset die hij dekt, met zijn startdatum, zijn looptijd, de begunstigde en de voorwaarden die hem geldig houden, zodat hij gekoppeld is aan het ding dat hij beschermt.

Waarom: Een garantie gekoppeld aan zijn asset komt boven op het moment dat die asset bezwijkt. De looptijd en de onderhoudsvoorwaarden vastleggen voorkomt ook dat een garantie vervalt door een gemiste beurt.

Archiveer de garantiedocumenten in het overdrachtdossier, gekoppeld vanuit het register, zodat het certificaat achter elke regel een klik weg is wanneer een claim moet worden gemaakt.

Waarom: Een register dat naar ontbrekende documenten wijst is maar een half register. De certificaten erbij archiveren maakt van een claim een simpele opzoeking in plaats van een archeologische opgraving.

Overhandig het garantieregister aan de beheerder of het facilitaire team, met de vervaldata geladen zodat ze worden gewaarschuwd voordat de dekking afloopt en precies weten hoe te claimen.

Waarom: Een garantie waar de beheerder niets van weet is geld dat onopgeeist blijft. Een levend register met zijn data overhandigen laat ze de dekking benutten in plaats van twee keer voor een reparatie te betalen.