تسجيل الضمانات والكفالات عند التسليم

لاحق كل ضمان وكفالة منتج وصنعة من سلسلة التوريد - التسقيف، والتكسية، والمعدات، والتشطيبات - قبل أن يغادر المقاولون الفرعيون ويختفوا.

لماذا: استخراج الضمان أسهل بكثير بينما ما زلت تحتفظ بالمحتجزات منه بعد سنة من مغادرة المقاول الفرعي. جمعها عند التسليم هو لحظة النفوذ الأقصى.

سجّل كل ضمان مقابل الأصل الذي يغطيه، مع تاريخ بدئه ومدته والمستفيد والشروط التي تبقيه سارياً، بحيث يكون مربوطاً بالشيء الذي يحميه.

لماذا: الضمان المربوط بأصله يظهر لحظة يفشل ذلك الأصل. تسجيل المدة وشروط الصيانة هو أيضاً ما يمنع إبطال ضمان بسبب خدمة فائتة.

احفظ مستندات الضمان في ملف التسليم، مرتبطة من السجل، بحيث تكون الشهادة خلف كل مدخل على بعد نقرة حين تلزم مطالبة.

لماذا: السجل الذي يشير إلى مستندات مفقودة نصف سجل فقط. حفظ الشهادات معه هو ما يجعل المطالبة بحثاً بسيطاً بدل تنقيب أثري.

سلّم سجل الضمانات للمشغِّل أو فريق المرافق، مع تحميل تواريخ الانتهاء كي يُنبَّهوا قبل نفاد التغطية ويعرفوا بالضبط كيف يطالبون.

لماذا: الضمان الذي لا يعرف عنه المشغِّل مال غير مطالَب به. تسليم سجل حي بتواريخه هو ما يتيح لهم الاستفادة من التغطية بدل الدفع مرتين مقابل إصلاح.