Ta fram ett a-conto-fakturaunderlag

Gå igenom arbetena och sätt procent slutfört på varje mängdförteckningsrad fram till fakturans brytdatum, så att fakturaunderlaget bygger på det som verkligen är utfört snarare än en avrundad gissning.

Varför: Ett underlag uppmätt rad för rad håller när granskaren kontrollerar det. Att övervärdera för att jämna ut månaden återkrävs bara senare, och att undervärdera är pengar du lånar ut gratis till beställaren.

Värdera det uppmätta arbetet mot kontraktssumman, lägg till godkända ändringar och eventuellt material på plats, för att nå det bruttovärde som upparbetats fram till detta datum.

Varför: Godkända ändringar hör hemma i fakturaunderlaget den månad de godkänns, inte månader senare. Att räkna med dem allteftersom de tillkommer är det som håller kassaflödet i takt med arbetet och de ändringar du burit.

Ta bruttovärdet, håll inne enligt kontraktets procentsats, dra av det som redan certifierats på tidigare fakturaunderlag, och saldot är nettobeloppet detta underlag begär.

Varför: Att få innehållen summa och tidigare betalningar rätt är skillnaden mellan ett underlag som godkänns rent och ett som studsar tillbaka för korrigering och missar betalningsperioden.

Ta fram fakturaunderlaget med den uppmätta specifikationen, ändringssammanställningen och beräkningen av innehållen summa bifogade, och skicka in det innan perioden stänger så att det hinner inom betalningsvillkoren.

Varför: Ett underlag som skickas in sent eller utan underlag är det som skärs ner under tidspress. Fullständigt underlag, i tid, är det som gör att det godkänns fullt ut i stället för att jagas.

När certifikatet kommer tillbaka, ställ det som certifierades mot det som fakturerades, och driv in varje nedskuren rad medan mätningen och underlaget bakom den fortfarande är färska.

Varför: En tyst underscertifiering som lämnas obestridd förs vidare varje månad. Att avstämma varje period är det som hindrar små nedskärningar från att växa till en verklig brist vid slutuppgörelsen.