Lập hồ sơ đề nghị thanh toán tạm

Đi khảo sát công trình và xác định phần trăm hoàn thành trên mỗi dòng dự toán khối lượng đến ngày chốt kỳ, để hồ sơ được lập dựa trên những gì thực sự đã thi công thay vì một con số ước lượng tròn.

Tại sao: Một hồ sơ được đo đạc từng dòng sẽ đứng vững khi người thẩm định kiểm tra. Yêu cầu vượt mức để làm phẳng số liệu tháng chỉ dẫn đến bị thu hồi sau này, còn yêu cầu thấp hơn thực tế là tiền bạn cho khách hàng vay miễn phí.

Định giá khối lượng đã đo đạc theo giá trị hợp đồng, cộng thêm các thay đổi đã thống nhất và mọi vật tư tại công trường, để đạt được giá trị tổng đã hoàn thành đến ngày này.

Tại sao: Các thay đổi đã thống nhất phải nằm trong hồ sơ vào tháng chúng được thống nhất, chứ không phải nhiều tháng sau. Đưa chúng vào ngay khi phát sinh là điều giữ dòng tiền vào đồng bộ với khối lượng công việc và các thay đổi bạn đã gánh chịu.

Lấy giá trị tổng, giữ lại tiền theo tỷ lệ hợp đồng, trừ đi những gì đã được xác nhận ở các hồ sơ trước, và phần còn lại là số tiền ròng hồ sơ này yêu cầu.

Tại sao: Tính đúng tiền giữ lại và các khoản thanh toán trước là sự khác biệt giữa một hồ sơ được xác nhận suôn sẻ và một hồ sơ bị trả lại để sửa và lỡ kỳ thanh toán.

Lập hồ sơ kèm bảng chi tiết đo đạc, sổ theo dõi thay đổi và tính toán tiền giữ lại đính kèm, và nộp trước khi kỳ đóng để hồ sơ nằm trong hạn thanh toán.

Tại sao: Một hồ sơ nộp trễ hoặc thiếu bằng chứng là hồ sơ dễ bị cắt giảm khi áp lực thời gian. Bằng chứng đầy đủ, đúng hạn, là điều giúp hồ sơ được xác nhận đầy đủ thay vì bị truy vấn.

Khi chứng chỉ thanh toán quay lại, đối chiếu những gì đã được xác nhận với những gì đã yêu cầu, và truy tìm mọi dòng bị cắt giảm trong khi bản đo đạc và bằng chứng đứng sau nó vẫn còn mới.

Tại sao: Một khoản xác nhận thiếu âm thầm không được phản đối sẽ tiếp tục kéo dài mỗi tháng. Đối chiếu mỗi kỳ là điều ngăn những khoản cắt nhỏ tích lũy thành một khoản thiếu hụt thực sự khi đến quyết toán cuối cùng.