จัดทำงบประมาณบำรุงรักษาปีแรก

ดึงสินทรัพย์ที่มีต้นทุนบำรุงรักษาออกมาจากทะเบียน บันทึกงานบำรุงรักษาตามแผนที่แต่ละรายการต้องการและความถี่ แล้วทำเครื่องหมายรายการที่หากเสียหายจะต้องมีเงินสำรองสำหรับงานซ่อมฉุกเฉินด้วย

เหตุผล: งบประมาณที่จัดทำโดยไม่มีรายการสินทรัพย์คือการกะประมาณ การเริ่มจากสิ่งที่คุณต้องดูแลจริงคือสิ่งที่ทำให้ตัวเลขอธิบายได้ แทนที่จะเป็นการเดาสุ่ม

ตั้งราคางานบำรุงรักษาตามแผนจากข้อมูลต้นทุน เพิ่มเงินสำรองสำหรับงานซ่อมฉุกเฉินตามอายุและความสำคัญของสินทรัพย์ แล้วรวมต้นทุนรายปีทีละรายการแทนการกะประมาณกลมๆ

เหตุผล: งบประมาณบำรุงรักษาที่ดึงมาจากอากาศคือสิ่งที่จะพังในเดือนที่สาม การตั้งราคาจากอัตราจริง ทั้งงานตามแผนบวกเงินสำรองซ่อมฉุกเฉินที่มีเหตุผลรองรับ คือสิ่งที่ทำให้มันอยู่รอดเมื่อเจอปีจริง

รายงานงบประมาณแยกตามสินทรัพย์และตามเดือน แยกงานตามแผนออกจากงานซ่อมฉุกเฉิน เพื่อให้ฝ่ายการเงินเห็นว่าอะไรเป็นตัวขับเคลื่อนและเงินจะไหลออกเมื่อใดตลอดทั้งปี

เหตุผล: งบประมาณก้อนเดียวไม่บอกอะไรฝ่ายการเงินและอธิบายอะไรไม่ได้เลย การแจกแจงตามสินทรัพย์และตามเดือนคือสิ่งที่ทำให้ได้รับอนุมัติและช่วยให้คุณติดตามการใช้จ่ายเทียบกับมันได้ตลอดปี