Διαχείριση μητρώου σχεδίων και διαβιβαστικών

Κρατήστε ένα μητρώο που καταγράφει κάθε σχέδιο με αριθμό, τίτλο και τρέχουσα αναθεώρηση, και ενημερώστε το τη στιγμή που φτάνει νέα αναθεώρηση ώστε το μητρώο να δείχνει πάντα την πραγματική τελευταία κατάσταση.

Γιατί: Το μητρώο είναι η μοναδική πηγή αλήθειας για το ποιο είναι το τρέχον σχέδιο. Όταν καθυστερεί, δύο άνθρωποι καταλήγουν σίγουροι ότι έχουν την τελευταία έκδοση και μόνο ο ένας έχει δίκιο.

Στείλτε κάθε σχέδιο με αριθμημένο διαβιβαστικό που καταγράφει τι εκδόθηκε, σε ποιον, σε ποια αναθεώρηση και για ποιον σκοπό, και κρατήστε τη βεβαίωση παραλαβής.

Γιατί: Ένα επίσημο διαβιβαστικό είναι η απόδειξη ότι η σωστή αναθεώρηση έφτασε στη σωστή πλευρά σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Αν μια ειδικότητα χτίσει με βάση παλιό σχέδιο, το αρχείο διαβιβαστικού διευθετεί ποιος έλαβε τι και πότε.

Κρατήστε ζωντανή εικόνα του ποιος έχει ποια αναθεώρηση κάθε σχεδίου, και όταν εκδίδεται νέα αναθεώρηση, επιβεβαιώστε ότι έφτασε σε όλους όσοι εργάζονταν με αυτή που αντικαθιστά.

Γιατί: Η έκδοση μιας αναθεώρησης είναι μόνο η μισή δουλειά, η άλλη μισή είναι να ξέρετε ότι έφτασε. Η παρακολούθηση της διανομής σε σχέση με το μοντέλο και το μητρώο είναι αυτό που εμποδίζει έναν υπεργολάβο να χτίζει σιωπηλά με βάση ένα αντικατεστημένο φύλλο.

Σημειώστε τις παλιές αναθεωρήσεις ως αντικατεστημένες ώστε να είναι σαφώς εκτός χρήσης, και αναφέρετε την κατάσταση του μητρώου ώστε ο καθένας να βλέπει με μια ματιά ποια αναθεώρηση είναι ενεργή και ποια νεκρή.

Γιατί: Ένα αντικατεστημένο σχέδιο που εξακολουθεί να φαίνεται τρέχον είναι μία από τις πιο συχνές αιτίες επανεργασίας στο εργοτάξιο. Η σαφής απόσυρσή του, και η αναφορά της ενεργής κατάστασης, είναι αυτό που εξασφαλίζει ότι η εργασία ακολουθεί πάντα τη σωστή αναθεώρηση.