مدیریت دفتر ثبت نقشه و ابلاغیه‌ها

یک دفتر ثبت واحد نگه دارید که هر نقشه را با شماره، عنوان و بازنگری جاری فهرست می‌کند، و همان لحظه که یک بازنگری جدید می‌رسد آن را به‌روز کنید تا دفتر ثبت همیشه وضعیت واقعی و آخرین را نشان دهد.

چرا: دفتر ثبت تنها منبع حقیقت درباره اینکه نقشه جاری چیست است. وقتی عقب بماند، دو نفر مطمئن می‌شوند که آخرین نسخه را دارند و فقط یکی از آن‌ها درست است.

هر نقشه را با یک ابلاغیه شماره‌دار ارسال کنید که ثبت می‌کند چه چیزی صادر شده، به چه کسی، با چه بازنگری‌ای و برای چه هدفی، و تأییدیه دریافت را نگه دارید.

چرا: یک ابلاغیه رسمی مدرکی است که بازنگری درست در یک تاریخ مشخص به طرف درست رسیده. اگر یک پیمانکار جزء بر اساس یک نقشه قدیمی بسازد، سابقه ابلاغیه مشخص می‌کند به چه کسی چه چیزی و چه زمانی صادر شده.

یک نمای زنده از اینکه کدام طرف روی کدام بازنگری هر نقشه قرار دارد نگه دارید، و وقتی یک بازنگری جدید صادر می‌شود، تأیید کنید به همه کسانی که با نسخه جایگزین‌شده کار می‌کردند رسیده است.

چرا: صدور یک بازنگری فقط نیمی از کار است، نیم دیگر دانستن این است که به مقصد رسیده. ردیابی توزیع در برابر مدل و دفتر ثبت است که مانع می‌شود یک پیمانکار جزء بی‌سروصدا بر اساس یک ورقه منسوخ بسازد.

بازنگری‌های قدیمی را منسوخ علامت بزنید تا به‌روشنی خارج از استفاده باشند، و وضعیت دفتر ثبت را گزارش دهید تا هر کسی با یک نگاه ببیند کدام بازنگری جاری است و کدام مرده.

چرا: نقشه منسوخی که هنوز جاری به نظر می‌رسد، یکی از رایج‌ترین علل بازکاری در کارگاه است. بازنشسته‌کردن روشن آن، و گزارش وضعیت جاری، همان چیزی است که مطمئن می‌شود کار همیشه فقط از بازنگری درست پیروی می‌کند.