図面登録簿と送付状を管理する

図面番号、タイトル、現行リビジョンを一覧化した登録簿を一つ用意し、新しいリビジョンが到着した瞬間に更新して、常に真の最新状態を反映させる。

理由: 登録簿は現行図面が何かを示す唯一の正しい情報源である。更新が遅れると、二人がそれぞれ自分の版が最新だと確信し、そのうち一人しか正しくない事態になる。

何を、誰に、どのリビジョンで、何の目的で発行したかを記録した番号付きの送付状で各図面を送付し、受領確認を保管する。

理由: 正式な送付状は、正しいリビジョンが特定の日付に正しい相手に届いたことの証拠である。ある業者が旧図面に基づいて施工した場合、送付記録が誰に何がいつ発行されたかを明らかにする。

各図面のどのリビジョンをどの関係者が保有しているかを常に把握し、新リビジョンが発行されたら、それが置き換える版に基づいて作業していた全員に届いたことを確認する。

理由: リビジョンを発行するだけでは仕事は半分しか終わっていない。残りの半分は、それが届いたことを把握することだ。モデルと登録簿に対して配布を追跡することで、下請け業者が知らぬ間に廃止済みシートに基づいて施工することを防げる。

旧リビジョンを廃止済みとして明確にマークし、登録簿の状態をレポートすることで、どのリビジョンが有効でどれが無効かを誰もが一目でわかるようにする。

理由: 廃止されたはずの図面がまだ現行版に見えることは、現場での手戻りの最も一般的な原因の一つである。明確に廃止し、有効な状態を報告することで、作業が常に正しいリビジョンに従うことを保証する。