Quản lý sổ đăng ký bản vẽ và phiếu chuyển giao

Duy trì một sổ đăng ký duy nhất liệt kê mọi bản vẽ theo số hiệu, tên gọi và phiên bản hiện hành, và cập nhật ngay khi có phiên bản mới để sổ đăng ký luôn phản ánh đúng trạng thái mới nhất.

Tại sao: Sổ đăng ký là nguồn thông tin duy nhất và đáng tin cậy về bản vẽ hiện hành. Khi nó bị chậm cập nhật, hai người sẽ đều tin chắc mình có bản mới nhất, nhưng chỉ một người đúng.

Gửi mỗi bản vẽ theo một phiếu chuyển giao được đánh số, ghi rõ cái gì được phát hành, cho ai, ở phiên bản nào và vì mục đích gì, và lưu giữ xác nhận đã nhận.

Tại sao: Phiếu chuyển giao chính thức là bằng chứng phiên bản đúng đã đến đúng bên vào một ngày cụ thể. Nếu một nhà thầu thi công theo bản vẽ cũ, hồ sơ phiếu chuyển giao sẽ xác định ai được phát hành cái gì và khi nào.

Duy trì cái nhìn thời gian thực về việc bên nào đang giữ phiên bản nào của mỗi bản vẽ, và khi phát hành phiên bản mới, xác nhận nó đã đến tay tất cả những ai đang thi công theo phiên bản cũ.

Tại sao: Phát hành một phiên bản mới mới chỉ là một nửa công việc, nửa còn lại là biết chắc nó đã đến nơi. Theo dõi việc phân phối đối chiếu với mô hình và sổ đăng ký là điều ngăn nhà thầu phụ âm thầm thi công theo bản vẽ đã lỗi thời.

Đánh dấu các phiên bản cũ là đã lỗi thời để thể hiện rõ ràng chúng không còn dùng nữa, và báo cáo trạng thái sổ đăng ký để bất kỳ ai cũng có thể thấy ngay phiên bản nào đang hiệu lực và phiên bản nào đã hết hạn.

Tại sao: Một bản vẽ đã lỗi thời nhưng trông vẫn như bản hiện hành là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất gây làm lại công việc tại công trường. Loại bỏ rõ ràng và báo cáo trạng thái hiện hành là cách đảm bảo thi công luôn theo đúng phiên bản.